Le celovita digitalizacija prinaša rezultate

Kaj je cilj vaše digitalne preobrazbe? Prevetriti procese, kaj celo delati (popolnoma) drugače, uresničiti brezpapirno poslovanje? Če želite biti v svojih prizadevanjih uspešni, se morate digitalizacije lotiti celovito. Digitalizacija poslovanja se namreč dotika vseh poslovnih procesov in zaposlenih. 

Več kot le slovo od papirja

Za številne je digitalizacija slovo od papirja. A za marsikatero podjetje je popolnoma brezpapirno poslovanje danes še vedno iluzija, spet za druge uresničljivo zelo hitro, praktično na klik. Zaposleni spremembe, povezane z digitalizacijo, dojemajo zelo različno. Delo z dokumenti v elektronski obliki je preprosto, hitrejše, bolj organizirano in stroškovno ugodno. Toda isti dokument v podjetju lahko upravlja veliko ljudi, vendar ima za vsakega drug pomen – eden ga pripravi, drugi uredi, tretji podpiše, četrti pregleda in pošlje ... Poleg tega je zelo pomembna tudi pot – kam in do koga dokument potuje. 

Nasvet strokovnjakov je zato jasen: papirnih dokumentov se velja »znebiti« že ob vstopu v podjetje in poslovne procese. Oziroma jih pretvoriti v elektronsko obliko s pomočjo skenerjev in tehnologij za prepoznavanje vsebine.

FOTO: Mikrografija

Rezultati, ki se občutijo

Anketa, ki jo je med slovenskimi podjetji opravilo podjetje Mikrografija (N = 130), je razkrila, da kar dve tretjini podjetij želi popolnoma preiti na brezpapirno poslovanje. Ta prehod bodo opravila bodisi hipno bodisi fazno, v manjših korakih. Večina podjetij se bo (oziroma se je že) najprej soočila z uvedbo procesa brezpapirnega potrjevanja prejetih računov, med aktualnimi digitalizacijami procesov pa se pogosto znajdeta še uvedba elektronskih map zaposlenih, ki jih upravlja kadrovska služba, ter uvedba dokumentnega sistema.

Zaposleni v podjetjih, ki z nekaterimi dokumenti že ravnajo zgolj v e-obliki, so poudarili, da jim je uvedba dokumentnega sistema močno izboljšala potek dela in vplivala tudi na izboljšanje celostne podobe organizacije na zunaj in navznoter. 

Učinkovit tok dokumentov je najpomembnejši

Kje začeti? Strokovnjaki pravijo takole: najprej se velja odločiti za digitalizacijo tistega procesa, ki vključuje največ papirnih dokumentov. Prav t. i. papirno-intenzivni procesi bodo takoj pokazali rezultate ter kratkoročno prinesli največje učinke in sprostili največ časa zaposlenim za opravljanje drugih nalog. 

Raziskave organizacije AIIM kažejo, da zaposleni v povprečju kar 40 odstotkov delovnega časa iščejo podatke, ki jih lahko uporabijo kot pomembno informacijo pri odločitvah. Med najpomembnejšimi pridobitvami za zaposlene je zato zelo dobrodošel hiter dostop do želenih dokumentov in informacij, velikokrat je to celo pomembnejše od ustvarjanja revizijske sledi med uporabo sistema. Ob digitalizaciji procesov se je mogoče lotiti urejanja tudi (najbolj) nestrukturiranih dokumentov, to so informacije iz e-pošte, spletnih strani, družbenih omrežij in podobnih virov, ki vsebujejo informacije, do katerih je tudi treba dostopati hitro in učinkovito ter jih hraniti skladno z roki hrambe.

Pri tem jim lahko pomagajo sodobne aplikacije in sistemi. Lokacijska neodvisnost in uporaba (dokumentnih) rešitev na različnih napravah je neprecenljiva pridobitev digitalizacije poslovanja za sleherno podjetje in toliko bolj zaželena v organizacijah z veliko dislociranimi enotami. 

Tudi arhiv naj bo elektronski

Večina podjetij nikoli ne izračuna stroška podatkov, natisnjenih na papirne dokumente, ki se hranijo v arhivih, kleteh itd. A ti stroški so visoki in ob tehnologijah, ki so danes na voljo, neupravičeni. Elektronski dokumenti sodijo v elektronski arhiv, ki je lahko na lokaciji podjetja ali v oblaku, strokovnjaki pa podjetjem priporočajo uporabo varne, zakonsko skladne in certificirane rešitve za e-hrambo dokumentov.

Boštjan Gaberc FOTO: Mikrografija

Naročnik oglasne vsebine je Mikrografija