Digitalizacija poslovanja naj bo celovita

Nacionalni laboratorij za zdravje, okolje in hrano (NLZOH), ki zaposluje skoraj 800 ljudi, se je leta 2020 lotil celovite digitalizacije poslovanja. Cilji projekta so bili hitrejše, učinkovitejše in transparentno poslovanje, izpolnjevanje zahtev sistema vodenja kakovosti, optimizacija delovnih procesov, večja produktivnost zaposlenih ter boljša dostopnost dokumentov z vseh lokacij.
 
»V procesu obvladovanja vhodne pošte prihranimo delovni čas zaposlenih, znižamo stroške poštnih storitev in skrajšamo čas predaje pošte končnim prejemnikom. Tako si olajšamo delo z dokumenti, saj jih ne pošiljamo  po elektronski pošti, ampak zajemamo in obdelujemo v dokumentnem sistemu mDocs, ki omogoča nadzor nad različicami dokumentov in njihovo veljavnostjo,« pravi Živa Eržen, vodja projekta digitalizacije v NLZOH. »Notranja pravila so v postopku potrjevanja pri Arhivu RS. Ko bodo sprejeta, bomo začeli postopke uničevanja dokumentov in s tem zmanjšali tudi prostore fizičnih arhivov,« dodaja.


 

Prihranki na vseh področjih

Na razpisu za izbor izvajalca je bilo izbrano podjetje Mikrografija, ki je izvedlo analizo in načrtovanje digitalnega toka dokumentov po procesih ter konfiguracijo modulov dokumentnega sistema, e-hrambe in drugih rešitev, kar bo omogočilo prihranek časa in denarja.
 
Zavod pričakuje zmanjšanje porabe papirja, tonerjev in tiskalnikov ter znižanje stroškov poštnih storitev. Znaten je tudi prihranek delovnega časa pri sprejemu in evidentiranju prejete pošte, saj je distribucija digitaliziranih dokumentov hitrejša, njihovo iskanje pa bistveno lažje – dokumenti so zaposlenim kadarkoli in kjerkoli dostopni v dokumentnem sistemu mDocs ali v e-hrambi mSef.
 
Novo dokumentno okolje omogoča preprosto kreiranje internih obrazcev, pravilnikov, dokumentov s področja kakovosti ter drugih dokumentov neposredno prek dokumentnega sistema, kar bistveno zmanjša možnost za napake. Z namenom pohitritve postopka podpisovanja so začeli tudi uporabljati rešitve mSign za elektronsko podpisovanje.
 

Rešitve iz oblaka

Večina programskih rešitev v okolju NLZOH deluje kot storitev iz oblaka. Za ta poslovni model so se odločili predvsem zaradi cenejše in preprostejše vzpostavitve. »Naš cilj so bili nizki investicijski stroški, a hkrati certificirane in zakonsko skladne rešitve. Rešitve v oblaku smo najeli pri Mikrografiji in si tako zagotovili varno okolje, visoko razpoložljivost in odpravili tveganje za izgubo dokumentov,« pojasni Erženova.

 

---

Naročnik oglasne vsebine je Mikrografija