Brezpapirno od vloge do izdaje odločbe

Ljubljana – Na Zavodu za pokojninsko in invalidsko zavarovanje imajo veliko digitaliziranih storitev. Pred kratkim so uvedli novo – možnost pošiljanja dokumentov v varnem elektronskem predalu. Z elektronskim poslovanjem so tudi racionalizirali poslovanje.

Kako deluje Zpizov novi varni predal? »Za uporabo elektronskih storitev moj eZpiz se je treba registrirati s kvalificiranim digitalnim potrdilom. Če želite pošiljke zavoda prejemati v svoj varni elektronski predal, morate po registraciji izpolniti vlogo za prijavo in odjavo v elektronsko vročanje eZpiz (na vlogi ustrezno označite, ali gre za prijavo ali odjavo), v kateri določite naslov varnega elektronskega predala. Ob poteku veljavnosti digitalnega podpisa varni elektronski predal ni več aktiven in je treba njegov obstoj potrditi z novim digitalnim podpisom,« pojasnjujejo na spletni strani.

Kot navajajo, bodo »ob reševanju vloge na zavodu preverili, ali imate med naslovi naveden tudi naslov varnega elektronskega predala. Če boste naslov določili, vam bomo dokumente odposlali po elektronski poti in ne več s klasično pošto.«
Sicer pa je mogoče dokumente v varnem elektronskem predalu pošiljati na več načinov: pri navadnem pošiljanju pošiljko prejmete v predal, pri čemer ni treba podpisati prevzema pri vročanju. V predal prejmete pošiljko, za katero morate pred odprtjem podpisati prevzem. In potem je še tretja možnost, to je vročanje po zakonu o upravnem postopku, kjer je vročitev dokumenta skladna s pravilnikom o obliki in vsebini ovojnice, vsebini vročilnice in drugih sporočil za osebno vročanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 1/2019). Na Zpizu poudarjajo, da bodo prejemniki dokumentov v varni elektronski predal obveščeni tudi po elektronski pošti, ki jo bodo navedli ob registraciji.

Konec leta 2018 registriranih nekaj več kot 57.000 uporabnikov.
Registrirani uporabniki lahko pregledajo stanje svoje zadeve.
Digitalno poslovanje: 7 milijonov listov na leto manj tiskanih papirjev.

Letos že več deset milijonov elektronskih sporočil

Zpiz sicer ponuja veliko e-storitev. Koliko »strank« jih uporablja in za katere se največ odločajo, smo vprašali na zavod. Odgovorili so, da Zpiz ponuja elektronske storitve fizičnim osebam in organizacijam. Elektronske storitve za organizacije – BiZpiz – se uporabljajo pri elektronskem poslovanju z organizacijami v Sloveniji in v tujini. Na ta način je zavod letos elektronsko izmenjal že več kot 49 milijonov elektronskih sporočil in dokumentov. »Elektronska izmenjava podatkov je vključena v veliko večino poslovnih postopkov in poslovanje brez nje ne bi bilo mogoče oziroma bi bilo bistveno okrnjeno. V večini primerov je tovrstno elektronsko poslovanje popolnoma avtomatizirano (poteka na relaciji računalnik–računalnik), pri določenih storitvah pa uporabniki organizacij elektronske storitve uporabljajo tudi ročno, prek portala BiZpiz,« pojasnjujejo na Zpizu.

Fizičnim osebam so namenjene storitve eZpiz, dostopne prek zavodove spletne strani www.zpiz.si, ki pa jo trenutno prenavljajo. Pred kratkim je zavod omogočil tudi dostop do svojih elektronskih storitev prek sistema SI-PASS, kar pomeni, kot navajajo, da se uporabnikom elektronskih storitev javne uprave ni treba dodatno registrirati za uporabo storitev eZpiz, uporabljajo pa jih lahko tudi državljani EU, ki imajo v svojih državah veljavna sredstva elektronske identifikacije. Konec leta 2018 je bilo za uporabo storitev eZpiz registriranih (s kvalificiranim digitalnim potrdilom) nekaj več kot 57.000 uporabnikov, nekatere storitve (informativni izračun datuma upokojitve in odmernega odstotka) pa lahko uporabljajo tudi neregistrirani uporabniki.
 

Lahko pregledate svoje zadeve

Fizične osebe – registrirani uporabniki – lahko po prijavi v eZpiz pregledajo stanje svoje zadeve, svoje podatke o zavarovanju (informativna osebna evidenca), prejeta nakazila ali oddajo elektronsko vlogo. Če odprejo varen ePredal, lahko prevzemajo tudi dokumente, ki jim jih v ta predal vroča zavod. Na Zpizu so povedali: »Lani smo največ uporab zabeležili pri storitvi informativni izračun pokojnine (129.000), pri storitvah za registrirane uporabnike pa pri poizvedbi o stanju zadeve (44.000), informativni osebni evidenci (41.000), pregledu obdobij zavarovanja in osnov za osebe, ki so zavarovane na osnovi drugega pravnega razmerja – npr. študentsko delo (29.000), pregledu nakazil (22.000). Prejetih elektronskih vlog fizičnih oseb je bilo skoraj štiri tisoč, skupaj z izjavami o višini pokojnine v tujini pa več kot 14.000. Storitvi stanje zadeve in nakazila sta dostopni tudi po telefonskem odzivniku.«



Elektronsko poslovanje je del zavodovega digitalnega poslovanja. Zavod ob prenovi informacijskega sistema že več let digitalizira poslovanje, kar pomeni, da poslovni postopki tečejo brezpapirno od vloge do izdaje odločbe. Ob veliki večini digitaliziranih poslovnih procesov je indeks digitalne preobrazbe konec leta 2018 dosegel 94. Tudi vsi drugi kazalniki digitalnega poslovanja so leta 2018 dosegli visoko rast. Za 20 odstotkov se je povečalo število prejetih elektronskih vlog, na več kot 94.000 (tu so vključene tudi elektronske vloge, zajete od strank v poslovnih prostorih prek sistema lastnoročnega elektronskega podpisovanja s podpisnimi tablicami), povečalo se je število lastnih elektronskih dokumentov, ki so jih v dokumentni sistem dodali zaposleni, in izhodnih dokumentov za stranke. Za več kot polovico se je povečal obseg digitalizacije (skeniranja) papirnih dokumentov, na več kot 9,3 milijona listov. Zavod je v dokumentni sistem dodal več kot 33,7 milijona dokumentov, kar je deset odstotkov več kot leto prej, pri čemer je število vseh dokumentov v dokumentnem sistemu konec leta 2018 naraslo na več kot 216 milijonov.

Rezultati digitalnega poslovanja

Visoka rast digitalnega poslovanja je prinesla tudi zelo konkretne rezultate pri zmanjšanju tiskanja papirja za približno sedem milijonov listov na leto, zmanjšanju prirasta porabe arhivskega prostora za fizično gradivo, boljši in hitrejši dostopnosti digitaliziranega gradiva. Zavod celotne ocene prihrankov zaradi elektronskih storitev in digitalnega poslovanja še ni pripravljal, seveda pa vsaka uporaba elektronske storitve (na primer elektronska vloga) oziroma digitalizacija postopka pomeni bistveno racionalizacijo tako na strani Zpiza kot za stranko.