Kdo pravi, da se časa ne da kupiti?

Podjetje Mikrografija, ki ga krasi slogan Prihranimo vaš čas, letos praznuje 30 let delovanja, v Ljubljani pa je organiziralo prav poseben poslovni zajtrk, na katerem je predstavnikom domačih podjetij in organizacij predstavilo vrsto rešitev za učinkovito digitalizacijo poslovanja.

»Sodobno poslovanje mora biti predvsem odporno proti vsem, tudi nepredvidenim spremembam v poslovnih okoljih in na trgu. Pandemija je dokazala, kako zelo pomembno področje je IT za poslovanje podjetij. Z novimi tehnologijami so se podjetja lažje prilagodila delu od doma in izven pisarne – na daljavo – ter danes lažje ustvarjajo dodano vrednost,« je uvodoma dejal Boštjan Gaberc, direktor Mikrografije, in nadaljeval: »Posel vedno bolj zaznamuje pridevnik hibridni, v poslovna okolja z velikimi koraki vstopata digitalizacija in avtomatizacija poslovanja. Poslanstvo podjetja Mikrografija pa ostaja enako – prihraniti čas uporabnikom z rešitvami in dobrimi praksami, prilagojenimi za posamezno okolje.«

Boštjan Gaberc, direktor Mikrografije FOTO: Mikrografija

Obvladovanje dokumentnega kaosa

Čeprav se zdi izraz brezpapirno poslovanje za številna podjetja nekaj nedosegljivega, spet druga dokazujejo, da je ta ideal možno doseči. Kako? Z ureditvijo področja poslovne dokumentacije in procesov, v osrčju katerega deluje dokumentni sistem. Ta pospeši in poenostavi delo z dokumenti. Dokumentni sistem je ključna podpora internim procesom, saj ni le strukturiran način hranjenja dokumentov, temveč je živ sistem za lažje in hitrejše odločanje ter operativno učinkovitost organizacije.

Simona Iljaš Vogrinc FOTO:  Mikrografija

Na dogodku Poslovni zajtrk Mikrografije so udeleženci lahko spoznali modularno zasnovo dokumentne platforme mDocs, ki lahko deluje na lokaciji podjetja ali kot rešitev v oblaku. Kot dobra praksa se je tokrat predstavila certificirana rešitev za obvladovanje kadrovske dokumentacije. »Kadrovski proces v podjetjih je dokumentno izjemno intenziven – ni pa treba, da je tudi papirno intenziven. Žal se veliko dokumentacije v kadrovskih oddelkih danes še vedno ustvarja, obdeluje in vodi ročno, kar je ogromno breme za osebje. Sprejem novega zaposlenega v organizacijo, pri čemer se pogodba o zaposlitvi sklene z digitalnim podpisom, je pokazatelj naprednejše organizacije, ki opazuje svoje procese in spremlja razvoj informacijskih sistemov in rešitev ter jih izkorišča sebi v prid,« je dejala Simona Iljaš Vogrinc, vodja oddelka podpore strankam v podjetju Mikrografija.

E-podpis in pika

Tudi e-podpisovanje je danes pomembna pridobitev za vsako organizacijo, ki v delovni proces vključi tudi samodejno digitalno podpisovanje – pozitivni učinki se pri tem podvojijo, saj kombinacija e-podpisovanja in dokumentnega sistema zaposlenim omogoča ne le tega, da dokumente (in njihove različice) hitreje najdejo in obdelajo, temveč tudi to, da jih takoj podpišejo ali pa preverijo, v kateri fazi postopka je določena dokumentacija. »T. i. mrtvega teka, čakanja in ugibanja, kje se je nekaj zataknilo, naenkrat ni več. Dokumenti in informacije so na dlani in natančni,« je pojasnil Tadej Drmaž, prokurist Mikrografije v Bosni in Hercegovini.

Tadej Drmaž, prokurist Mikrografije v Bosni in Hercegovini FOTO:  Mikrografija

Podjetjem so danes na voljo številne možnosti zajema elektronskega podpisa. »V mDocs so podprti dobesedno vsi scenariji rabe elektronskega podpisa, s katerimi se v praksi srečujejo uporabniki oziroma podjetja. Zajem podpisa je mogoč na podpisni tablici, telefonu, podpis z digitalnim potrdilom, podprta pa sta tudi zajem ročnega podpisa ali podpisovanje iz spletnega brskalnika,« je možnosti e-podpisovanja prek podpisne platforme mSign izpostavil Aleš Medved iz Mikrografije in udeležencem dogodka, teh je bilo več kot 120, pojasnil, da šele z elektronskim podpisom poslovanje postane zares brezpapirno.

Aleš Medved FOTO: Mikrografija

»Poenostavitev podpisovanja dokumentov lahko podjetje reši z nakupom ali celo najemom certificirane podpisne platforme, kakršna je mSign. Uporaba rešitve je preprosta, v primeru najema pa je vzpostavitev možna že v enem dnevu,« je dodal Medved in spomnil, da je s pravnega vidika le kvalificiran elektronski podpis edini, ki je enakovreden lastnoročnemu podpisu.

Red je red

Veliko zanimanje udeležencev je vladalo tudi za predavanje, ki je odgovorilo na vprašanje, zakaj in kako se lotiti priprave notranjih pravil ter kakšne so najpogostejše napake. Kristina Vene je pojasnila, da dokumentni red vodi do bistveno večje učinkovitosti poslovanja: »Sprejem notranjih pravil zajema in e-hrambe dokumentov je za organizacijo pomemben predvsem z vidika zagotavljanja zakonsko skladne elektronske hrambe in pravne veljavnosti hranjenih dokumentov. Ko so jasno opredeljene vloge in pooblastila zaposlenih ter vzpostavljena »pravila igre« na področju dokumentacije, je hitro vse lažje. Dokumenti so urejeni, iskanje bliskovito, rezultat pa učinkovitejše delo in zadovoljstvo vseh uporabnikov dokumentnega sistema.«

Kristina Vene FOTO:  Mikrografija

Vsemu smo lahko kos

Takšno je sporočilo tehnološko in podatkovno gnanih podjetij. K odpornosti v digitalizaciji poslovanja prispeva tudi integracija različnih rešitev ter iskanje sinergij s partnerji. Čeprav podjetja menijo, da gre za kompleksen proces, si lahko z integracijo znatno poenostavijo poslovanje in olajšajo delo. »Če je povezovanje posameznih elementov v integrirano celoto premišljeno in načrtovano, integracija prispeva k uspešni digitalizaciji, stabilnosti in tudi odpornosti podjetja ter delovnih procesov,« je na pomembnost uresničevanja digitalne strategije in brezpapirnega poslovanja v praksi opomnil Aleksander Rožman.

Sandi Rožman FOTO: Mikrografija

Sporočilo Poslovnega zajtrka Mikrografije je torej jasno: s sodobno tehnologijo se da kupiti (oziroma vsaj prihraniti) tudi čas.

Naročnik oglasne vsebine je Mikrografija d.o.o.