Elektronsko podpisovanje je temelj e-poslovanja

Elektronsko poslovanje pomeni prilagoditev delovnih nalog in procesov za uporabo digitalnih oziroma elektronskih dokumentov in izmenjave podatkov. Za piko na i številnim podjetjem manjka še ena komponenta: elektronsko podpisovanje. Veliko podjetij odlaša z uvedbo elektronskega podpisa, čeprav se ga zelo enostavno implementira.
 
Menite, da je elektronsko podpisovanje nuja le na najbolj frekventnih točkah, npr. v bankah in zavarovalnicah, kjer se podpisovanju dokumentov ni moč izogniti? No, to vsekakor ni tako, saj lahko sadove e-poslovanja uživa prav sleherno podjetje in podjetnik. Dejstvo je, da elektronski podpisi pomagajo racionalizirati in digitalizirati poslovne procese. Ne glede na to, ali iščete dobro izhodišče za začetek digitalizacije poslovanja ali pa želite narediti naslednji korak pri digitalni preobrazbi poslovanja, bo naložba v elektronsko podpisovanje hitro povrnjena. Oglejmo si nekaj primerov, kako so podjetja in organizacije z e-podpisovanjem dosegle višjo učinkovitost.


 

Vsaka pogodba zahteva podpis

To že veste. Ne glede na obliko in vsebino pogodbe velja, da ta potrebuje podpisnika. Vsaj dva, saj navadno ureja stvari med dvema ali več stranmi. V mnogih podjetjih so prodajne pogodbe najpogosteje podpisani dokumenti – in hkrati zanje tudi najpomembnejši. Prodaja izdelkov, storitev, naročnin ali vsebin, ki so predmet pogodbe, z elektronskim podpisovanjem dobi drugo dimenzijo. Elektronsko podpisanih dokumentov ni treba natisniti in nato skenirati ter vpreči v kolesje poslovno-informacijskega sistema. So že tam, torej ste prihranili več korakov, časa zaposlenih in finančnih virov. Pomnožite to s številom dokumentov, ki jih dnevno, tedensko, mesečno ali letno podpišete v podjetju. Prihranki so lahko enormni.
 
»Certificiran elektronski podpis, ki je zakonsko skladen, je enakovreden ročnemu podpisu. Ker so elektronski podpisi pravno zavezujoči (in vsebujejo revizijsko sled), so idealni za prav vse pravne dokumente oziroma pogodbe,« pravi Boštjan Gaberc, direktor podjetja Mikrografija d.o.o.
 

Dogovori med dobavitelji in večjimi odjemalci

Mala podjetja so pogosto v slabšem položaju pri pogajanjih s prodajalci, zato je zanje zelo dragoceno, če lahko hitro »zaklenejo« ceno in druge pogoje, čim dosežejo dogovor. Namesto, da bi po klasični pošti pošiljali papirne dokumente in čakali, da po isti poti prejmete podpisan in ožigosan dokument, lahko z rešitvijo za e-podpisovanje stvari uredite v nekaj minutah.
 
Če je dejavnost vašega podjetja predvsem prodajne narave, imate verjetno veliko opravka z dobavnicami in prevzemnimi seznami. E-podpisovanje v tem primeru naredi piko na i elektronskemu skladiščnemu poslovanju.


 

Novi obrazci za stranke 

Posel je živa stvar in se nenehno prilagaja oziroma spreminja. Glede na zakonodajne in druge ukrepe morajo podjetja in podjetniki občasno prilagoditi tudi obrazce za stranke. Če morajo vaše stranke za poslovanje z vami izpolniti obrazce ali druge dokumente, potem elektronsko podpisovanje vsekakor sodi v vaše podjetje. Ne samo da z njim prihranite pri papirju in stroških tiskanja, temveč tudi elegantno odpravite vnovično vnašanje podatkov, kar prihrani čas in odpravlja možnost nastanka (človeških) napak. Različni saloni in zdravilišča ter zdravniške ordinacije so idealna okolja za uvedbo e-podpisovanja.
 

Odobritve strank

Za podjetja in podjetnike, ki ponujajo/proizvajajo izdelke »po meri«, je zadnja potrditev oziroma odobritev stranke pred izdelavo ključnega pomena. Elektronski podpisi omogočajo enostavno zajemanje in shranjevanje odobritev, tako da lahko hitro nadaljujete izpolnjevanje naročila. Ne glede na to, ali z njim podpišete izdelavo pohištva po meri, tisk brošure ali pa nastanek umetnine, je e-podpis elegantna rešitev.


 

Spremembe naročila

E-podpisovanje ponuja visoko dodano vrednost tudi podjetjem, ki imajo projektno zasnovano poslovanje. V arhitekturi in gradbeništvu so malenkostne spremembe projektov stalnica. Sredi dolgotrajnega projekta nas lahko preseneti kakšna situacija ali pa si stranka glede česa preprosto premisli. Z dodajanjem elektronskega podpisovanja k spreminjanju naročil se lahko izognete zamudam izvedbe projekta, hkrati pa enostavno vodite popolno, dokumentirano sled elektronsko podpisanih zahtevkov in sprememb, ki jo lahko kadarkoli prikličete in pokažete (stranki ali inšpektorju).
 

Zaposlovanje

Ne glede na to, ali poslujete zgolj lokalno, regionalno, mednarodno ali celo globalno, veste, da je s kadrovanjem povezanih veliko dokumentov. In seveda podpisov. Obrazci za stike, vpis ugodnosti, dopusta, izobraževanja, plača in njene morebitne bremenitve (krediti, lizingi …), seznam je resnično dolg. Z vsemi temi dokumenti je mogoče varno in enostavno uporabljati elektronske podpise. Če verjamete ali ne, e-podpisovanje je primerno za katerokoli podjetje z več kot enim zaposlenim.
 
»Tudi vsa interna dokumentna komunikacija v podjetju, ki zahteva podpisovanje, npr. odobritev dopusta, izobraževanja ali potrditev bolniške odsotnosti, z e-podpisovanjem dobiva novo dimenzijo. Podpisovanje iz brskalnika, spletne ali mobilne aplikacije prinašajo izjemno praktičnost zaposlenim,« pravi Gaberc.


 

Dogovori o nerazkritju informacij

V konkurenčnem svetu sporazumi o nerazkritju podatkov zagotavljajo varnost in omogočajo bolj svobodno poslovanje podjetij. Podpisovanje dogovorov ali pogodb o nerazkrivanju informacij s tradicionalnim pisalom in papirjem je zelo neprijetno, zato jih pogosto spregledamo. Z elektronskimi podpisi pa je vse tako enostavno in hitro – podpisati jih je mogoče prek mobilne naprave ali celo osebno, kar vam omogoča bolj samozavestno razpravo.
 
»Večina podjetij še nikoli ni razmislila o tem, kje vse sploh uporablja podpise. S tem ni nič narobe. Že preprosto štetje dokumentov, ki jih podpisujemo, utegne marsikoga presenetiti. Naložba v elektronsko podpisovanje je z vidika stroška in dodane vrednosti malodane samoumevna za vsako podjetje,« zaključuje Gaberc.
 

Novi načini rabe e-podpisa

Seveda je možnosti rabe e-podpisa še veliko, tudi takšnih, na katere pomislijo le redki. Morebiti delate z otroki in potrebujete privolitev staršev, mogoče ima vaša panoga omejitev glede starosti zaposlenih. Morda izposojate stvari … Skratka, z e-podpisom bo vaše poslovanje lažje in učinkovitejše, naložba pa se bo bržkone poplačala prej, kot ste izračunali.
 
Elektronsko podpisovanje je še toliko bolj praktično v času dela na daljavo, saj zaposlenim bistveno olajša podpisovanje dokumentov. Odlični primeri uporabe e-podpisa v praksi bodo predstavljeni tudi na dogodku Poslovni zajtrk Mikrografije, ki ga ne gre zamuditi.