Digitalizacija na ključ in klik ne obstaja

Zadnja leta smo priča spremembam odnosa do digitalizacije poslovanja oziroma digitalne preobrazbe. Če sta bili sprva označeni za modno muho in spremljani s komentarjem »počakajmo«, ju zdaj v vse več podjetjih spremlja beseda nujnost.

Kaj se je spremenilo? Skoraj vse. Spremenili so se miselnost strank, zaposlenih, partnerjev in širše družbe. Da bi podjetja ostala konkurenčna in motivirana, se osredotočajo na digitalno usmerjene izkušnje – tako do strank kot zaposlenih. Digitalizacija poslovanja je postala prednostna naloga, ki pa marsikateremu podjetju nažene strah v kosti, sploh ko pomisli na stroške.

Past za nepripravljene

Poglejmo, kako se digitalizacije poslovanja lotevajo manjša in srednje velika podjetja oziroma tako rekoč vsa podjetja brez lastnega oddelka IT. Za začetek se odločijo prenoviti posamezno področje in pridobijo več ponudb. Pri tem se najpogosteje odločijo za najcenejšo med njimi, pa še ta ima napisan znesek več tisoč evrov.

Mine več mesecev, rešitev je implementirana. A v tem času podjetje ugotovi, da ponudnik ni dostavil tistega, kar je sprva obljubil. Zelo verjetno tega niti ne zmore. Vodstvo se odloči, da je treba digitalizacijo tega področja vendarle dokončati, pa čeprav na silo. Ta naloga pade na katerega izmed zaposlenih in morebiti drugega ponudnika.

Rezultat je pogostokrat viden in pričakovan: rešitev, ki je zaposleni ne želijo uporabljati. Da je bolečina še vsaj en velikostni razred višja, ponudnik uveljavlja pogodbo o vzdrževanju, vsako leto obišče podjetje, pobere licenčnino, naredi pa bore malo ali nič. Pri tem si še celo drzne predlagati vzpostavitev povezave z drugimi sistemi, češ da bo potem vse čudežno delovalo. Seveda je znesek na predračunu božjastno visok. Vendar v tej točki podjetje ne more storiti skoraj nič več. Postalo je ujetnik lastne slabe digitalizacije.

Zgornji primer je primer podjetij, ki se digitalizacije lotijo brez strateškega načrta, brez razumevanja tehnologije, brez vizije, skladno s pristopom, da bodo digitalizirala področje za področjem, kolikor jim bodo finančni in kadrovski viri to dopuščali. Vse težave v digitalnem okolju pa bodo rešili ponudniki, saj so navsezadnje to obljubili. Podjetje bo le plačalo račun. Preplačalo. In to večkrat. Brez učinka.

Digitalizacija na ključ ne obstaja

Podjetja se ne slepijo več, zavedajo se, da so stroški digitalne preobrazbe visoki in zahtevajo veliko predhodnih priprav. Kako visoki dejansko bodo, je odvisno od ciljev preobrazbe, saj ta določa prednostne naloge digitalizacije in posledično naložbe. Pandemija covida-19 je digitalizacijo podjetij v povprečju pospešila za kar tri leta, predvsem kar zadeva delo in sodelovanje na daljavo, povečan obseg spletnih transakcij in podobno, kar je vsekakor dobrodošlo. Ko bi le nadaljevala s tem tempom …

Čeprav podjetja pogosto štejejo le škatle in cene licenc za poslovno programsko opremo, sama tehnološka infrastruktura, ki obsega strojno in programsko opremo ter telekomunikacije, pogosto ne predstavlja največjega deleža v skupnih stroških. Ta »čast« pripada integraciji tehnoloških sklopov oziroma vključevanju novih tehnologij v obstoječe delovne tokove, saj zahteva veliko časa in inženirskih znanj, ki niso poceni.

Tu pa je še strošek, ki ga veliko podjetij vsaj podceni, če ne kar spregleda. Digitalizacija na ključ ali klik ne obstaja. Zaposlene je treba naučiti delati z novimi rešitvami. Tu na površje priplavajo obstoječe vrzeli v digitalnih spretnostih zaposlenih. Vključevanje novih digitalnih aplikacij in procesov v ključne dejavnosti zaposlenih, procese in izkušnje strank zahteva nadgradnjo znanj in spretnosti – kar spet ni poceni.

Stroške na uzdo

Dejavniki, ki vplivajo na stroške digitalne preobrazbe slehernega podjetja, so zelo spremenljivi – kako naj se potem podjetja nanjo pripravijo? Prva stvar na seznamu opravil je oceniti, kaj podjetje že ima, zaposlene ter njihova znanja in veščine, nabor tehnologij, cilje glede rasti, izdelati je treba načrt potreb strank ... Še preden zagrizete v sočno digitalizacijo poslovanja, boste želeli pridobiti čim več informacij o tem, kje je vaše podjetje danes, da boste lahko sprejeli najboljše odločitve za prihodnost.

Pomislite, kako velike spremembe uvajate. V osnovi se digitalna preobrazba nanaša na uvedbo novih tehnologij in/ali poslovnih procesov. To lahko pomeni marsikaj, od optimizacije delovnih tokov do popolne migracije na novo podatkovno infrastrukturo v oblaku za posodobitev starejših poslovnih aplikacij.

Če je le možno, se izognite rešitvam po meri, saj so te (stroškovna) jama brez dna, pa še možnost, da ostanete prikovani na ponudnika, je izredno visoka. Čim več stvari v digitalnem okolju poskusite rešiti s standardnimi gradniki, saj to pospeši uvajanje in usposabljanje ter poceni tehnično podporo in vzdrževanje – poleg tega, da je že v izhodišču cenejše.

Vaša prizadevanja za digitalno preobrazbo bodo učinkovita le, če bodo zaposleni in stranke opremljeni z znanjem, potrebnim za maksimalno uporabo novih rešitev. Vlagajte v prekvalifikacijo, usposabljanje in poskrbite za tehnološko podporo. Ob uvajanju novosti imejte obenem v mislih tudi to, da ne boste preobremenili zaposlenih, sicer bodo ti dobili odpor do novih rešitev ali jih bodo celo napačno uporabljali ter tako ustvarili dodatne stroške zaradi odpravljanja napak.

Čeprav je digitalna preobrazba eden dražjih projektov, ki se jih podjetje lahko loti, obstaja veliko načinov za optimizacijo uvajanja novih tehnologij. Najbolj učinkovito rezanje stroškov lahko dosežete na začetku – z nadvse temeljito pripravo, saj bo v nadaljevanju manj možnosti, da vas kakšen izdatek grdo preseneti. Preden začnete izvajati strategijo digitalne preobrazbe, naredite seznam in analizo vseh obstoječih poslovnih procesov, da boste natančno vedeli, kaj morate optimizirati, da boste dosegli postavljene cilje. Ta revizija vam bo dala tudi vpogled v priložnosti in vrzeli, ki jih morate obravnavati zdaj in v prihodnosti. Pa srečno v digitalno.