V službo kar v pižami – če pomaga pri ustvarjalnosti

Delo od doma, v katerega so v teh dneh potisnjeni številni zaposleni, je za mnoge nekaj povsem novega. Da svoje naloge lahko uspešno in učinkovito opravljamo tudi »v pižami«, potrebujemo nekatere veščine, je v pogovoru za Delo opozoril Peter Ivanov, mednarodno priznani strokovnjak za virtualne time. Kako torej delati od doma?

Glede na zadnje dostopne statistične podatke v Sloveniji običajno ali včasih dela od doma 179.000 ljudi, torej približno eden od petih zaposlenih. V to so všteti tudi samozaposleni, tistih, ki uporabijo to možnost po dogovoru z delodajalcem, je 68.000, navaja statistični urad.



V običajnih pogojih ima delo od doma številne prednosti, z Ivanovim pa smo se pogovarjali predvsem o izzivih ter kako se z njimi spopasti. Raziskave v tujini kažejo, da je učinkovitost najpogostejši izziv, s katerim se soočajo tisti, ki delajo od doma. Zmanjšujejo jo različni »motilci« iz okolja – na primer družinski člani in hišni ljubljenčki, ki pričakujejo pozornost, vklopljen TV, družbena omrežja in zvoki delujočih gospodinjskih aparatov, pomanjkljiv dostop do dokumentov in tehnična oprema, neustrezen delovni prostor s stolom, ki ne zagotavlja ustrezne drže. Poleg tega pa še pomanjkanje motivacije in komunikacije s sodelavci in podobno.
 

V elektronsko pošto le trikrat na dan

Ivanov je najprej opozoril na način dela, ki lahko pomembno pripomore k učinkovitosti »V domačem okolju, še posebno če ni otok in zaposleni dela v ločenem prostoru – se lahko hitro zgodi, da sedi uro, dve, tri, ne da bi si privoščil premor. V službi nas od časa do časa kdo prekine, sprehodimo se po kavo, zazvoni telefon. Priporočam redne odmore, v katerih si naberemo energijo, prezračimo prostor in tako spodbudimo kreativnost in osredotočenost. Sam si vzamem pet minut vsakih 25 minut, na dve uri pa 15 minut in v tem času poskušam biti aktiven, delam jogo, plešem,« je predstavil svoje izkušnje.



Poleg tega si je smiselno delovne obveznosti razdeliti po sklopih, tako da vse kreativne naloge opravimo skupaj, prav tako vse telefonske klice, obveznosti, povezane z elektronsko pošto. »Za elektronsko pošto lahko porabimo veliko časa in smiselno je, da jo preverjamo samo trikrat na dan, razen če narava dela zahteva drugače. O tem se dogovorimo s sodelavci in določimo način komunikacije, kako so lahko v kontaktu z vami v nujnih primerih.



Aplikacije so za to odličen pripomoček, še posebno ker lahko določamo tudi status, označimo, če opravljamo delo, med katerim nočemo, da nas kdo moti, razen če je to res zelo nujno,« poudarja Ivanov. Poleg tega je ta oblika komunikacije veliko manj časovno potratna – raziskave so pokazale, da je 30 odstotkov vsebine v elektronski pošti nepomembne – in dodaja, da je smiselno tudi domačim jasno sporočiti, najbolje kar z jasnim znakom, kdaj naj nas ne motijo, a tudi, kdaj si bomo vzeli čas zanje.

Veliki tatovi časa pri delu v domačem okolju so družbena omrežja in aplikacije s ponudbo filmov. Zelo pomembna je samodisciplina, nekateri pa za lažjo osredotočenost potrebujejo ločeno delovno okolje. »Če se oblečemo kot za službo, imajo motilci manjšo privlačnost,« kažejo Ivanove izkušnje, marsikdo pa je učinkovit tudi, če ves dan ostane v pižami.

Informacije – gonilo učinkovitosti

K delovni uspešnosti zaposlenih, ki delajo od doma, pomembno pripomorejo vodje. Sodelavce morajo motivirati, skrbeti, da se ne bodo počutili osamljene, kar je pogosto težava. Zelo malo je potrebno, da oddaljenemu timu popestrijo delo, da se člani vključijo. Tim, na primer, lahko izbira najzabavnejšo potezo tedna – slike o dogodivščinah med delom doma pa v skupni krog prispevajo sodelavci.



Najpomembneje pa je, da vodje tim dovolj dobro informirajo. »V pisarni lahko samo razdelijo naloge, iz njihove reakcije lahko tudi prepozna, ali nalogo razumejo ali pa so morda potrebna dodatna pojasnila. V oddaljenem timu tega ni, zato je naloga vodje, da ne samo opiše naloge, ampak ob tem predstavi tudi širšo sliko, kaj in zakaj ekipa nekaj dela. Učinkovitost ekipe se s tem poveča,« poudarja Peter Ivanov.

Opozarja še na pomembnost prepoznavanja in priznavanja posameznikovega dela. Pomembno je, da zaposlenega pohvali, in to kar se da javno. »Lahko je to posameznikov rezultat, če ga ni, pa njegovo vedenje. Če vodja ne najde ničesar, naj išče še naprej. Pohvale dajejo energijo,« svetuje in opozarja, da so redni stiki s timom nujni.



»Številni vodje se ujamejo v past, ker sestanek skličejo samo, kadar so težave in na njem razpravljajo samo o tej temi,« opozarja Ivanov in dodaja, da morajo na virtualnih sestankih besedo dobiti vsi člani, ki naj pred uradnim delom ekipo seznanijo z drobci iz aktualnega dogajanja v zasebnem življenju – morda je kdo praznoval rojstni dan, vpisal otroka v prvi razred, zamenjal mobilnega operaterja, kupil osebni avtomobil … To ekipo bolj poveže.