S konsolidacijo poročil do prihrankov časa in denarja

Sodeč po lestvici družbe Gartner, je poslovno obveščanje že več kot desetletje prva prioriteta podjetij, saj je kar 64 odstotkov direktorjev informatike v najuspešnejših družbah in korporacijah zelo ali celo izjemno vpletenih v aktivnosti, povezane s poslovnim obveščanjem in analitiko.

Številna podjetja že več let ali celo desetletij vsak dan uporabljajo poslovno obveščanje pri sprejemanju poslovnih odločitev na različnih ravneh. S tem, ko rešitve s področja poslovne analitike dozorevajo, tudi poslovno obveščanje postaja vse boljše in predvsem samopostrežno. Poslovni uporabniki sami prikličejo poročila in primerjave, ki jih želijo prebrati.

Izzivov s poslovnim obveščanjem kar mrgoli

A tudi v svetu poslovnega obveščanja ni vse zlato, kar se sveti. Podjetja se spopadajo z veliko izzivi. Posebno tista, ki so to področje osvajala organsko in ad hoc, tako, kot se je zdelo posameznemu oddelku ali poslovnemu uporabniku najprimerneje. Danes, posledično, uporabljajo več različnih BI-rešitev, ki obdelujejo vsaka svoj silos podatkov in informacij, analize in poročila pa pogosto niso na istem imenovalcu. Kako naj torej vodstvo ve, katerim podatkom je treba zaupati? Navadno nato zmagajo tisti, ki imajo najglasnejše, ne pa nujno tudi najboljše argumente. Kar pa ne spremeni dejstva, da v takih okoljih vse pogosteje nastajajo napake, notranje in zunanje nezdružljivosti. Sveža raziskava podjetja Forrester Research je ugotovila, da skoraj 80 odstotkov srednjih in večjih podjetij uporablja tri ali več rešitev s področja poslovnega obveščanja (BI).

Posebna težava je tudi obseg poročil, ki jih take rešitve ustvarijo. V korporacijah ni presenetljivo, če mora BI-rešitev poslovnim uporabnikom pripraviti od 20.000 in 50.000 različnih poročil, kar je velika obremenitev tudi za oddelek IT, hkrati pa povzroča tudi visoke stroške. Nekatere organizacije imajo za vsako poslovno vprašanje in uporabnika svoje poročilo. Poslovni uporabniki vse pogosteje tožijo, da dobijo »na tone« poročil, a relativno malo uporabnih informacij. Kdor na delovnem mestu vsak dan prejme več deset poročil, si le težko zapomni, v katerem poročilu so odgovori na njegova vprašanja.

Silosna okolja in primanjkljaj standardizacije

Vse prepogosto so poročila videti kot z bolj ali manj uporabnimi informacijami natrpane preglednice in nadzorne plošče, polne slabo označenih in neprimernih grafikonov, ki preprosto ne prinašajo jasnega sporočila uporabnikom, ki sprejemajo odločitve. Nešteto poročil in predstavitev poslovne uporabnike »bombardira« iz dneva v dan, so različnih oblik, dolžin, barv in tako dalje, saj te lastnosti najpogosteje določi oseba, ki posamezno poročilo pripravlja. Končni rezultat je slaba berljivost podatkov, zapravljanje časa in celo nemoč sprejetja pomembnih odločitev.

Posledično bi morale organizacije resno razmisliti o konsolidaciji poročil in poslovnega obveščanja oziroma notranje poslovne komunikacije nasploh. Brez poenotenih standardov na področju BI so podjetja izpostavljena negativnemu vplivu neučinkovitega poročanja na poslovno presojo zaradi neskladnih informacij in veliko višjim skupnim stroškom lastništva (TCO) orodij BI, kot bi sicer bilo treba.

Težave lahko podjetja pričakujejo tudi po tem, ko so se poslovno obveščanje in poročila skrčila na uporabo ene same BI-platforme, posebno če pri tem niso uredile dostopa do čiščenja podatkov. Silosna podatkovna okolja imajo namreč še vedno vsaka svojo različico resnice, kar pa za vodstvo ne pride v poštev, saj mora celotno podjetje veslati oziroma pluti v isto smer.

»Vsi trenutno govorijo predvsem o masovnih podatkih, vendar je še ogromno včasih celo bolj perečih izzivov tudi na področju kakovostnega in učinkovitega dostopa do podatkov za končne uporabnike, naj bodo to orodja BI, napredne analize ali poročanje,« komentira Slavko Kastelic, direktor prodaje v podjetju CRMT.

Ne ignorirajte očitnih opozoril

Obstaja več opozorilnih znakov, ki kažejo na to, da je tudi vaše podjetje eno od številnih, ki uporablja različna orodja in poročila za analizo in prenos informacij do odločevalcev. Med kazalniki, da poslovno obveščanje ni ustrezno urejeno, so naslednje situacije: (1) Poslovni uporabniki, ki pripravljajo preglednice, podatke prilagodijo tako, da ustrezajo njihovim poročilom. (2) Vodstvo oziroma odločevalci razpravljajo o pravilnosti številk iz različnih poročil. (3) Posamezne poslovne skupine uporabljajo različne podatke za analizo in izdelavo poročil. (4) Za razvoj, vzdrževanje, nadgradnje različnih orodjih BI skrbijo različni informatiki. (5) Pogoste in dolge razprave o tem, katere podatke, meritve in algoritme je treba uporabiti za posamezna poročila. (6) Dolge zamude pri implementaciji ali spreminjanju aplikacij BI. (7) Pogosto nasprotujoča si dejstva. (8) Prekrivanje strojne opreme in infrastrukture, uporabljene za pripravo poročil. (9) Nezmožnost razvijanja globokih veščin BI. (10) Poslovni uporabniki porabijo več časa za zbiranje podatkov kot analizo informacij. (11) Kakovost informacij je ogrožena zaradi neskladnega izvajanja poslovnih meritev, pravil in upravljanja sprememb. (12) Za predstavitev podatkov, meritev in algoritmov v poročilih se uporabljajo različni standardi.

Če ste prepoznali eno ali več opisanih »rdečih zastavic«, bi bilo treba opraviti temeljito analizo okolja BI. Ta je priporočljiva tudi, če menite, da težav pri poslovnem obveščanju nimate – podroben pogled »pod pokrov« utegne kaj hitro pokazati na eno ali več razpok, ki jih velja odpraviti. Morda vas število napak celo preseneti, a toliko boste presenečeni nad učinkovitostjo poslovanja, ko jih boste odpravili.

Kje začeti? Na oddelku IT, saj ima ta pogosto še najboljši pregled nad tem, kje se uporabljajo podatki in za katera poročila oziroma analize. Naslednji obisk bo pri poslovnih uporabnikih na vseh oddelkih in analiza njihovega dela z orodji BI. Če odkrijete, da uporabljajo različne aplikacije za doseganje svojih ciljev, ugotovite vzroke za takšno delovanje. Najboljše prakse kažejo, da se je treba posvetiti praktični rabi vsake posamezne BI-aplikacije posebej ter jih šele nato primerjati med seboj. Šele ko ste opravili temeljito analizo BI-okolja, lahko najdete odgovore na vprašanja o negospodarni porabi IT-virov, prekrivajočih se poročilih, dobrih in slabih praksah uporabnikov in podobno.

Obdržati sedanja ali uvesti nova BI-orodja?

Pregled portfelja BI-rešitev bo dal jasnejšo sliko o tem, katera BI-orodja velja obdržati in katera zavreči oziroma opustiti. Večina podjetij nima ne sredstev ne časa za migracijo vseh poslovnih aplikacij na enotno BI-platformo, zato se velja v tem primeru osredotočiti na tiste aplikacije, ki opravijo največ dela, medtem ko BI-orodja, ki jih uporablja le manjše število uporabnikov, prav tako pa niso ključna za poslovni izid poslovanja, sodijo v zgodovino, posebno če so funkcionalno nadomestljiva z obstoječimi ali novimi BI-orodji.

Po predhodnem situ je časa za dodatno (beri: podrobno) proučitev portfelja BI-orodij. Nadaljnja konsolidacija naj upošteva še stroške prehoda ali migracije na nove(jše) rešitve. Izračunajte TCO in migracijske stroške, s katerimi boste lažje opredelili rentabilnost in donosnost naložbe v konsolidacije BI-okolja.