Izziv: uporabljati eno ali več poslovnih rešitev?

V majhnih in srednje velikih podjetjih je raba poslovne programske opreme pogosto precej nedefinirana in zaposleni lahko uporabljajo različna orodja za doseganje cilja (opravljanje delovnih nalog). Z rastjo obsega poslovanja in podjetja pa takšen pristop ni več najučinkovitejši, saj večja okolja potrebujejo red, predvsem v smislu nove uredbe o ravnanju z osebnimi podatki.

Težav, na katere v letih delovanja naletijo podjetja, ki imajo zelo heterogena IT-okolja, ne manjka. Če se omejimo samo na poslovno programsko opremo, ugotovimo, da uporaba več različnih programskih rešitev zahteva tudi redno vzdrževanje in posodabljanje na vseh napravah, resna težava pa nastane takrat, ko se posamezen ponudnik odloči, da je njegova rešitev končala življenjsko dobo ter je ne bo več razvijal ter podpiral.

To pa v primerih rabe »eksotičnih« programskih rešitev vendarle ni tako zelo redek scenarij. Analogijo lahko poiščemo v voznem parku podjetja – ta je pogosto zelo poenoten, saj bi vzdrževanje in popravljanje ducata različnih modelov vozil različnih proizvajalcev pomenilo pravo nočno moro za mehanike in finančnega direktorja (nabava rezervnih delov pri različnih dobaviteljih). Omenjeni razlogi in seveda tudi številni drugi so jasen znak, da z raznovrstnostjo poslovne programske opreme v poslovnih okoljih vendarle ne gre pretiravati.

Postaviti dobre temelje

Za podjetja je pomembno, da svojim podatkom lahko zaupajo, to pa lahko storijo le, če imajo skupen temelj oziroma skupni imenovalec. Zadnji je pogosto kar osrednji poslovni-informacijski sistem (ERP), ki podpira enotne poslovne procese, centralizacijo poslovnih informacij ter odpravo ozkih grl pri odločanju. Naloga sistema ERP je predvsem povečanje produktivnosti dela zaposlenih, učinkovito delo s programom pa pomaga tudi pri izboljšanju odnosov s strankami. Če podjetje uporablja kakovostno integriran sistem ERP, ki odpravi potrebo po številnih ločenih programskih rešitvah, pa se seveda lahko nadeja znatnega znižanja stroškov IT.

»Integrirana oziroma povezana programska oprema odpravlja izzive učenja in vzdrževanja številnih različic programov. Omogoča dostopnost in izmenjavo informacij na vsaki ravni organizacije in je podlaga za hitrejše poslovne odločitve,« pravi Katja Pirnat, svetovalka za poslovne rešitve v podjetju Datalab.

V praksi le malo podjetij ne glede na njihovo velikost povsem razume koncept celovitega poslovnega sistema, ki ne obvlada le poslovnih financ, ampak tudi računovodske funkcije, upravljanje inventarja, nabavo, prodajo, zaloge, trženje in podobno. Podjetja, ki želijo resnično obvladati svoje poslovanje, potrebujejo zdrave programske temelje, takšne, ki jim bodo pomagali uravnotežiti poslovne procese, ustvariti nove vire prihodkov in zagotavljati operativni nadzor nad razvojem in rastjo podjetja.

Narediti korak naprej

Za številna podjetja je velik izziv faza, ki bi jo lahko opisali kot prehod iz preprostega in nepovezanega v celovit sistem. Ta za seboj potegne potrebo po procesni organiziranosti podjetja in določeno organizacijsko pripravljenost, ki jo vsaka družba doživlja ob rasti in razvoju. Funkcionalnosti, ki so, denimo, zadovoljevale potrebe zaposlenih na začetku, z rastjo in razvojem podjetja postajajo izziv. Program, ki pokriva le računovodstvo, ni več zadosten. Zaposleni želijo in zahtevajo več, težava pa nastane, ko uporabljana programska oprema tega ne more zagotoviti.

Razširitev nabora poslovnih orodij ne sme biti prepuščena trenutnemu navdihu, saj je nabor orodij specifičen glede na dejavnost, ki jo podjetje opravlja. Za nekatere bo to novi sistem za prodajo na drobno, orodje za upravljanje poslovnih stikov, za druge sistem za upravljanje zalog, vhodnih in izhodnih dokumentov itd. Pozneje lahko podjetja dodajo tudi rešitve za javna naročila, e-poslovanje, spletno trgovino in podobno.

»Koristi posameznih sistemov in programskih rešitev lahko kaj hitro padejo v vodo, čeprav so te parcialne rešitve morda cenovno ugodnejše od celovitega sistema. V poslu je treba gledati na skupne stroške lastništva programske opreme, saj uporaba ločenih aplikacij poveča stroške vzdrževanja, poveča porabo časa za vnos podatkov in komunikacijo z različnimi ponudniki tovrstnih rešitev. Da ne omenjam podatkovne nedoslednosti, težav pri pripravi skupnih poročil in analiz.

Vodstvo podjetja pogosto nima ustreznih podatkov, ko te potrebuje za optimalne odločitve. Vse to vpliva na odzivnost podjetja na zahteve trga in kupcev ter seveda tudi na splošno učinkovitost poslovanja družbe,« doda Pirnatova.

Idealno rešitev si ustvari vsak sam

V praksi je učinkovitost programske opreme odvisna od kakovosti njene implementacije v poslovno okolje. Pogosto je največji izziv že pretok informacij v podjetju. V idealnih okoliščinah bi podjetja najraje videla, da kupec izdelek naroči po spletu, prodaja je o tem samodejno obveščena in samo preveri naročilnico, ali so pogoji izpolnjeni, preveri stanje zalog ter cene in nato pošlje naročilo za dobavo iz skladišča.

Če stranka zahteva dodaten popust, sistem samodejno obvesti vodjo prodaje (ki ima pravice dodeljevanja popustov) in po odobritvi posreduje odgovor stranki. Dobavljeno blago gre v proces pakiranja in odpošiljanja, sledi se dostavi pošiljke do kupca, plačilo pa se računovodsko evidentira. Hkrati mora vodstvo oziroma računovodstvo imeti vpogled v novo transakcijo in po potrebi spremljati stanje zalog.

Glede na povpraševanje, tudi če podjetje nima zalog, se ustrezno načrtujejo naslednja naročila glede na sistemsko opredeljene parametre. A stvari se tu še ne končajo – podjetja, ki bi rada razvijala poslovanje, ga želijo razumeti do potankosti. Vse za poslovanje ključne informacije spremljajo prek poslovne analitike, zato lahko opazijo trende in se hitreje odzovejo z namenom, da prihranijo čas (beri: znižajo stroške), se hitreje odzovejo na zahteve kupcev (beri: povečajo prodajo) in ne nazadnje izboljšajo poslovne rezultate (beri: dobiček).

»Uvedba celovitega informacijskega sistema ni lahka naloga, saj ne gre samo za tehnično, ampak tudi za organizacijsko spremembo. Treba je spremeniti obstoječe navade zaposlenih, vzpostaviti disciplino in spoštovati postopke. Vse procese je treba popisati in optimizirati. ERP ali celovit informacijski sistem je le izraz stanja podjetja. Dobra stvar je, da z uvedbo ERP podjetje evidentira postopke, izkušnje, znanja in podobno. ERP torej ni zgolj programska oprema, ampak način integriranega upravljanja podatkov. V primerjavi z rabo nepovezanih rešitev, je odpravljena preobremenjenost s podatki, zaposleni opravljajo manj nadur in so bolj zadovoljni, prav tako pa tudi stranke, saj ne nastajajo nepotrebne napake, poslovanje pa poteka še hitreje,« zaključuje Katja Pirnat.