Z novimi delovnimi modeli za dobro počutje zaposlenih

Potem ko se je ob spomladanskem soočanju s pandemijo covida-19 na številnih področjih že precejšen del »službenih aktivnosti preselil na dom«, vse kaže, da bo treba še nekaj časa živeti s tem virusom, ki je spremenil način dela in pospešil tehnološke in družbene spremembe. Med podjetji, ki so se spomladi uspešno soočila s pandemijo, je tudi Novartis v Sloveniji. V farmaciji je namreč še toliko bolj pomembno, da poslovanje ostane nemoteno. Tako so za zaščito vseh zaposlenih praktično čez noč uvedli delo na daljavo. V prvem tednu so oddaljeni dostop omogočili 1300 zaposlenim, na vrhuncu epidemije pa je svoje delovne obveznosti doma opravljalo kar 1700 ljudi.

V Novartisu so sicer prožne oblike dela začeli uvajati že pred vrsto leti v sklopu prizadevanj za raznolikost in vključenost, a v omejenem obsegu. Med epidemijo pa se je izkazalo, kako pomembni so digitalizacija in vzpostavitev potrebne infrastrukture ter predhodna izobraževanja sodelavcev na tem področju. Vsa srečanja, sestanke in posvetovanja so hitro in brez težav preselili na splet.

»Veliko pozornost smo v Novartisu namenili tudi tistim, ki so nenadoma ostali doma, kajti odgovornost delodajalca je poleg preprečevanja širjenja okužbe tudi skrb za psihofizično dobro zaposlenih, kar je v času pandemije postalo še pomembnejše. Doseganje in vzdrževanje zdravja in dobrega počutja, ne samo telesnega, ampak tudi duševnega, pa ni samoumevno, saj zahteva veliko truda in vaje. Novartis je svojim zaposlenim pomagal s številnimi praktičnimi nasveti in trajnostnimi rešitvami,« pojasnjuje Eva Podgoršek, vodja enote Zdravja, varnosti in okolja v Novartisu v Sloveniji.

Delo na daljavo postaja v veliki meri del nove realnosti. To ima svoje prednosti, težave, posebnosti. Kakšne so vaše izkušnje, kako se izogniti pastem in poskrbeti, da je tudi delo doma varno?

Za tiste, ki so že delali in delajo na daljavo, smo pripravili vrsto praktičnih nasvetov za čim lažje privajanje na nove, ne vedno enostavne delovne okoliščine. Uvedli smo vrsto priporočil in jim dali na voljo tudi več virtualnih orodij, s katerimi lahko skrbijo za zdravje, med drugim na primer navodila za ergonomiko, torej kar najbolj primerno, udobno in varno ureditev delovnega mesta za zdravje in boljše počutje.

Zavedali smo se tudi obremenjenosti, ki jo je sodelavcem prineslo zaprtje vrtcev in šol. Staršem in skrbnikom, katerih prisotnost je bila potrebna na delovnem mestu, smo pomagali z različnimi kombinacijami urnikov in razporeditev, usklajenimi z njihovimi zasebnimi obveznostmi. V občinah, kjer delujemo, smo poskrbeli za organizirano varstvo otrok na domu zaposlenih s sodelovanjem vzgojiteljev in učiteljev lokalnih osnovnih šol. Sodelavcem in njihovim družinskim članom ter prijateljem ponujamo tudi možnost izobraževanja in osebnega razvoja s pomočjo različnih virtualnih orodij, kot so tignum x, khan academy in coursera, ki vključuje programe certificiranih vodilnih svetovnih univerz, kot so Yale, Stanford in Duke.

So vam in vašim zaposlenim predvsem virtualna orodja olajšala obdobje pandemije?

Lahko potrdim, da vsekakor. V času epidemije covida-19 nam je bila aplikacija tignum x v veliko pomoč, saj izboljšuje učinkovitost. Prepričana sem, da jo je in jo še uporablja veliko sodelavcev. Številne vsebine, ki jih ta aplikacija ponuja, izpopolnjujejo različna področja, kot so način razmišljanja, prehrana, gibanje in okrevanje. S pomočjo webinarjev tignum smo se naučili povečati miselno agilnost, izboljšati vzdržljivost in prilagodljivost, izpopolniti samoopazovanje in pridobiti sposobnost širjenja pozitivne energije do ljudi okoli nas.

Naj ob tem omenim še program coursera friends & family, ki Novartisovim sodelavcem omogoča, da obsežen program izobraževanja coursera podelijo z do dvema prijateljema ali družinskima članoma. Omenjene programe vključujejo certificirane vodilne svetovne univerze, kot so Yale, Stanford in Duke.

Delo na daljavo različno vpliva na telesno in duševno zdravje zaposlenih. Kaj ste pri tem zapažali in kako ste se še drugače, poleg tega, kar ste že omenili, odzvali v enoti, kjer ste še posebej odgovorni za zdravje, varnost, okolje?

Delo na daljavo se je v začetku pandemije izkazalo za veliko bolj naporno, kot bi si kdo predstavljal, predvsem s psihološkega vidika. Naenkrat smo bili odtrgani od svojih timov in pogosto se je delovni dan razvlekel čez cel dan, veliko ljudi je občutilo, da dela še več kot sicer. Naše zavzemanje za telesno in duševno zdravje zaposlenih je zato v času pandemije dobilo še večji pomen.

Eden od pomembnejših ciljev našega novega delovnega modela Odgovorna izbira je spodbujanje in vzdrževanje dobrega duševnega zdravja zaposlenih. Poleg že omenjenega smo pripravili dodatna izobraževanja in tečaje na temo ozaveščanja o duševnem zdravju, številne pozitivne zgodbe in videoposnetke, pripravili smo nasvete za menedžerje, kako voditi ljudi na daljavo, uvedli programe za pomoč zaposlenim in mnoge druge aktivnosti. Visoka raven digitalizacije naše družbe zaposlenim omogoča, da lahko do vseh naštetih programov enostavno dostopajo na daljavo. V tem času smo se res morali veliko naučiti o delu na daljavo, tako da je zdaj nekoliko lažje, pa tudi nekaj dni v tednu sodelavci spet prihajajo v pisarne.

Pri novem načinu dela je pomembna tudi nova izkušnja, prav tako izziv in priložnost, to je odgovornost za samoorganizacijo dela, ki naj bi bilo, recimo temu, prijazno in učinkovito. Kako v zvezi s slednjim usvojiti potrebna dodatna znanja, veščine?

V Novartisu smo, kot odgovor na povratne informacije številnih zaposlenih po vsem svetu, kako so se v času pandemije spremenile delovne navade, uvedli novi delovni model Odgovorna izbira. Cilj je izboljšati osebno in poslovno uspešnost zaposlenih in jim ponuditi podporo pri oblikovanju prilagodljivega delovnega prostora, ki bo za njih udoben, učinkovit in bo omogočal delati v najboljši različici – kjerkoli in kadarkoli. V prvem koraku implementacije programa Odgovorna izbira se v Novartisu v Sloveniji osredotočamo na zagotovitev podpore pri ureditvi delovnega prostora, skladno z zahtevami zakonodaje. Pri ureditvi bolj udobnega in prilagodljivega delovnega prostora zaposlenim pomagamo s številnimi nasveti in namigi glede ergonomije ter glede računalniške opreme in pisarniškega pohištva.

Kako ste v dalj časa trajajočih izrednih razmerah poskrbeli za ohranjanje zavzetosti zaposlenih?

V našem podjetju se je izkazalo, da močno poslanstvo in organizacijska kultura pomembno prispevata k ustvarjanju spodbudnega delovnega okolja. Prav poslanstvo, to je zaveza izboljševati življenja bolnikov, je zaposlene gnalo ne le k doseganju, temveč tudi preseganju njihovih nalog. Tako smo ob splošnem pomanjkanju razkuževalnih sredstev začeli ta pripravljati sami in jih podarili več kot 95 ustanovam, med drugim zdravstvenim domovom, bolnišnicam, domovom za starejše in lokalnim skupnostim po vsej Sloveniji. Donirali smo 24.725 litrov teh zaščitnih sredstev.

Projekt je plod hitrega odziva in odličnega sodelovanja ekip različnih Novartisovih enot v Slovenji, ki so v izjemno kratkem času vzpostavile proizvodnjo, zagotovile primerno embalažo in poskrbele za polnjenje ter distribucijo razkužil. Odlike, ki povezujejo in združujejo zaposlene, so se v času epidemije covida-19 izkazale za še pomembnejše. Vsi smo lahko ponosni, da smo del ekipe, ki je dokazala, da združeni dosegamo neverjetne stvari.

Večkrat slišimo, da je odkrita, jasna in redna komunikacija z zaposlenimi bistven element uspešnega delovanja organizacije; verjetno to še toliko bolj velja za delo na daljavo. Kaj je pri tem najbolj pomembno?

Komunikacija je vez, ki omogoča, da še tako nepredvidljiva situacija postane bolj obvladljiva. Jasno, odkrito in redno komuniciranje s sodelavci ima seveda ključno vlogo. Načrtovanje komunikacijskih aktivnosti in priprava vsebin nastajata v tesnem sodelovanju celotnega tima, vključno z vodstvom podjetja, ki načrtuje in skrbi za potrebne ukrepe ter njihovo skladnost z vsemi pravili. V začetku pandemije smo tako sodelavce s sporočili po elektronski pošti, z novicami na intranetu in internem družbenem omrežju Yammer, s posterji in obvestili na LCD-zaslonih obveščali predvsem o ukrepih, potrebnih za zajezitev širjenja virusa, in o prilagojenem načinu dela. Zdaj ko je nov način dela postal utečen, pa želimo z vsebino komuniciranja predvsem prispevati k ohranjanju motivacije sodelavcev in krepitvi občutka ponosa, da delamo v podjetju, ki je nadpovprečno odgovorno poskrbelo za zaposlene.

V času pandemije pa smo želeli ohraniti vez tudi s tistimi, ki so bili doma in nimajo službenih naprav. To smo storili na dva načina: z omogočanjem dostopa do internih Novartisovih virov tudi prek zasebnega mobilnega telefona ter z zbiranjem njihovih osebnih mobilnih številk in elektronskih naslovov skladno s slovensko zakonodajo, da lahko pomembna sporočila prejemajo tudi po teh kanalih. Tako lahko sodelavci nemoteno dostopajo do Novartisovih informacij, ostanejo na tekočem in povezani.

Katere izkušnje, spoznanja in nova znanja bodo lahko vodilo in v pomoč pri soočanju z izzivi v že omenjeni novi realnosti?

Počasi in previdno smo v preteklih mesecih življenje in delovno okolje delno vrnili v ustaljene tirnice. Vse to se ne bi zgodilo, če se v preteklih tednih ne bi vsi zaposleni v Novartisu v Sloveniji s sodelovanjem, solidarnostjo, navdahnjenostjo in predvsem z doslednim upoštevanjem sprejetih varnostnih ukrepov spopadli z izzivi. Na doseženo smo lahko izjemno ponosni, prav tako na zgodbe, ki smo jih v tem času ustvarili skupaj. Iz zalog smo podarili različna zaščitna sredstva, učence iz socialno ogroženih družin pa opremili s štiridesetimi računalniki, ki so jim omogočili sodelovanje pri pouku na daljavo.

Na globalni ravni je Novartis ustanovil sklad v vrednosti 20 milijonov dolarjev, iz katerega sta skupno 500.000 dolarjev prejela Rdeči križ Slovenije in Zveza prijateljev mladine Slovenije. Vsa pomoč, ki smo jo različnim prejemnikom namenili v Novartisu v Sloveniji, je le nadaljevanje naše poti, na kateri vsak dan vračamo družbi in lokalnemu okolju, v katerem delujemo.