Ključno je, da so vsi zbrani podatki uporabni

Podjetja so močno obremenjena s poročanjem, tako v različne javne in nadzorne evidence kot interno, določene podatke pošiljajo na letni, polletni ali četrtletni ravni, številne tudi mesečno ali tedensko. Digitalizacija in zbiranje za več namenov hkrati pripomoreta k izboljšavam, ob prednostih pa prinašata tudi nekatere izzive.

O tem, kakšne obveznosti poročanja ima posamezno podjetje za javne ter nadzorne namene, ki izhajajo tako iz nacionalnih kot evropskih oziroma širših mednarodnih pravil, je odvisno tudi od panoge, v kateri posluje. Medicina in finančna industrija sta med najbolj obremenjenimi. Po drugi stani so dolžnosti v zvezi s tem odvisne od vpetosti podjetja v mednarodno okolje.

»Na našem poslovnem področju je poročanja različnim organom veliko, saj poslujemo globalno, delujemo v medicini, pa tudi področje prodaje laserjev je zelo specifično in je treba upoštevati številne mednarodne dogovore. Več sodelavcev poleg osnovnih zadolžitev skrbi tudi za mesečna, četrtletna in letna poročila,« je povedala Nina Malej Primc, direktorica marketinga in prodaje v podjetju Fotona, v katerem razvijajo visokotehnološke laserske sisteme za medicino.

Za Generali Investments kot družbo za upravljanje velja več različnih predpisov zaradi narave dejavnosti in več organov nadzora, kot jih imajo morda v kateri drugi dejavnosti. »Lahko rečemo, da so interna poročila, vključno s poročili Skupini Generali, ter poročanja zunanjim nadzornim organom približno enako pogosta. Poročamo v več vrst evidenc, odvisno od področja, procesa in zakonskih obveznosti. Število evidenc je v vsakem oddelku različno, kar vpliva tudi na različno obremenitev zaposlenih, ki pa nikakor ni več nezanemarljiva,« so pojasnili. So pa podatki iz poročil, ki jih izdelujejo za interne namene, učinkoviti in strnjeni, tako da, kot pravijo, v njih ni nepotrebnih stvari.

Samo v Agencijo RS za javnopravne evidence in storitve (Ajpes) se stekajo podatki, ki jih zbirajo v 12 različnih evidencah, od njih jih nato prevzemajo nacionalne institucije, kot so Umar, Banka Slovenije, Statistični urad RS, po uradni dolžnosti jih posredujejo še približno 125 državnim organom in ministrstvom.

Od leta 2006 zbirajo letna poročila podjetij za tri namene hkrati, in sicer za davčne, statistične in za zagotavljanje javnosti, s čimer spodbujajo zmanjševanje administrativnih bremen za uporabnike. »Od leta 2010 omogočamo elektronsko predložitev letnih poročil in od takrat jih vsi poslovni subjekti oddajajo na tak način, zdaj jih je že 98 odstotkov tudi elektronsko podpisanih, kar je racionalno tako za predlagatelje kot tudi za naše delovanje,« je pojasnila direktorica Ajpesa mag. Mojca Kunšek.

Nagrajeni projekti digitalizacije

Na vprašanje o obvladovanju prejetih podatkov oziroma digitalizaciji internih procesov Kunškova pojasnjuje, da so že leta 2012 odpravili krajevno pristojnost izpostav, kar pomeni, da do primerov dostopajo vse njihove izpostave enakovredno in rešujejo primere glede na razpoložljivost uslužbenca, ne glede na kraj nastanka dogodka. »Imamo digitalizirane procese in pri rešitvah sledimo sodobnim digitalnim trendom. Dostop do podatkov omogočamo prek portala, vmesnih strežnikov, razvijamo tudi spletne servise, kjer uporabnik želene podatke prejme neposredno v svoj informacijski sistem in jih lahko uporabi pri svojih analizah. Ti podatki so ažurirani kot na Ajpesovi spletni strani,« je povedala o možnostih, ki jih imajo za zajem podatkov uporabniki.

Prednost digitalizacije je v tem, da omogoča hitrejši pretok informacij, masovno zajemanje in obdelovanje podatkov ter nadzor poslovnih procesov. Eden od večjih izzivov v prihodnje bo po besedah Kunškove zajem podatkov v strojno berljivi obliki, k čemur napotuje tudi vse več direktiv EU, ki jih bo treba implementirati tudi v slovenski pravni ter tehnični red. »Še en izziv je sledenje hitremu razvoju tehnologije z rednimi posodobitvami, nenehno novimi orodji za vnos in obdelavo podatkov. Predvsem pa bo treba slediti in zagotavljati te podatke ob visoki stopnji kibernetske varnosti in ob hkratnem zagotavljanju neprekinjenega poslovanja,« je poudarila.

Pristop, ki ga ima agencija na področju digitalizacije, je napreden, je zatrdila, kar potrjujejo tudi nagrade in priznanja, ki so jih prejeli. To so bile nagrada Slovenskega društva za informatiko za najboljši e-projekt leta 2014, in sicer za vzpostavitev registra zavezancev za informacije javnega značaja, ter nagradi globalnega registrskega združenja Corporate Registers Forum (CRF) s sedežem v Sidneyju za postavitev novega registra zastavnih pravic na premičninah (RZPP) leta 2021 ter novega registra transakcijskih računov leta 2023. »Pohvalo za novi RZPP nam je dala tudi takratna ministrica za pravosodje mag. Lilijana Kozlovič, ki je kot edina ministrica v desetih letih obiskala Ajpes,« je še dejala Mojca Kunšek.

Digitalizirajo, kar je le mogoče

Tako v Generaliju Investments kot Fotoni pojasnjujejo, da poročanje digitalizirajo, kolikor je mogoče. »Veliko aktivnosti je usmerjenih v interno avtomatiziranje procesov, tudi pri poslovanju s partnerji. Prednosti so gotovo v krajšem času priprave digitalnih poročil, vendar je pot do popolne digitalizacije procesa navadno dolga in mučna,« je izkušnje opisala Nina Malej Primc iz Fotone.

V Generaliju Investments pa imajo večino evidenc digitaliziranih in so del elektronskih seznamov, baz podatkov ali podobnih hramb. Avtomatizirali so dnevna poročanja, ki jih potrebujejo na različnih področjih pri vsakodnevnem nemotenem delu. Večino takšnih poročil sistem avtomatsko pripravi čez dan in so na voljo uporabnikom za nadaljnjo obdelavo ter tudi za nadaljnje zakonsko ali interno poročanje.

»Prednost avtomatizacije je gotovo to, da se zmanjša oziroma izniči možnost napak in da se določena poročanja zgodijo avtomatsko. Negativna stran pa je, da je poročanj vse več in da se pripravljena poročila pogosto nadgrajujejo, kar vzame veliko časa,« so povzeli izkušnje. Izziv je tudi, kako narediti določena poročanja smiselna ter uporabna – in to prav vsak zajeti podatek –, da to ni samo sebi namen.

Posebej so izpostavili poročila in evidence, ki so v osnovi nedigitalna in so kot taka preprosta ter hitra. »Pri njihovi digitalizaciji se lahko pojavi težnja, da bi dodali še več podatkov, posledica tega pa je lahko neuporabno poročilo. Ključno je, da se naredi ustrezen popis določenega poročila, torej, kje imamo podatke, kakšne in koliko jih potrebujemo na poročilu, ter da se zagotovi, da se poročilo pripravi samo, brez posega uporabnikov, saj s tem izločimo možnosti napak,« so še poudarili v Generaliju Investments.

V Fotoni so opozorili tudi na kadrovski vidik pri digitalizaciji in avtomatizaciji poročanja. Izziv je motivirati zaposlene, da aktivno sodelujejo v projektih. Pomeni namreč, da se morajo naučiti delati z novimi platformami, ki niso vedno intuitivne. Sledi preverjanje pravilnosti digitalnih poročil, kar ni nujno hitro in preprosto. »Seveda pa je trud poplačan, ko zadeve delujejo,« pravi Nina Malej Primc.