Štirje poraženci in nobenega zmagovalca

Strokovno iskanje in selekcija kadrov za ključne položaje v naši družbi pridobivata pomen. Razlogi za to so nelagodje ob prepoznanih selekcijskih napakah in njihovih posledicah na eni strani in zaokroženost, jasnost in preizkušenost strok, ki iskanje in selekcijo kadrov postavljajo na veliko višji nivo, na drugi strani.

Neljube posledice nestrokovnega kadrovanja se zdijo omejene le na neposredne stranke, torej na neizbrane strokovne kandidate in javnost, ki je neposredno oškodovana za bolj strokovno upravljanje. Natančnejši pogled pa odkrije, da sta oškodovana tudi neprimerno izbrani kandidat in telo, ki je takega kandidata izbralo.

Prvi zato, ker je ena največjih stisk pri delu stiska zaradi neustreznosti za delovno mesto, in drugo zato, ker telo, ki je izbralo neprimernega kandidata, živi z očitki, ki so morda očem večine nevidni, a neizogibno prisotni. Tako imamo z nestrokovno izbiro štiri poražence in nobenega zmagovalca.

Podjetja in velike gospodarske družbe v Sloveniji so to zanko uvideli že kmalu po osamosvojitvi, zato je stroka iskanja in selekcije kadrov v zadnjih tridesetih letih dobro napredovala in je danes na ravni držav, ki so historično vodilne na tem področju, kot so Švica, Avstrija, Nemčija, pa tudi Nizozemska, ZDA in skandinavske države. Kljub temu pa javnost postopek strokovnega iskanja kadrov slabo pozna.

Namen prispevka je opisati realen postopek iskanja in selekcije primernih kadrov za ključne položaje, ki vključuje in ščiti vse tri deležnike: odgovornega odločevalca oziroma naročnika, kandidata in skupino ljudi, ki jo taka izbira neposredno zadeva, na primer zaposlene ali državljane.

Ključna dihotomija procesa iskanja in selekcije sta naročnik in kandidat, vsak vpet v svoj kontekst. Naročnik je opredeljen s kulturo, krovno strategijo telesa, ki ga vodi, kadrovsko strategijo tega telesa, ki mora biti podrejena krovni strategiji, ter seveda ugotovljeno potrebo po kadru. Kandidat je opredeljen z lastno primernostjo za razpisani položaj, s kompatibilnostjo z okoljem, v katero se želi vključiti, in z uresničevanjem individualnih potreb po oblikovanju kariere in poklicnega ugleda.

Varovalka pred slepo pego

Če iskanja in selekcije ali akreditacije in nominacije med dvema ključnima agensoma vodi tretje strokovno telo, mora to upoštevati in v procesu usklajevati vhodne interese in danosti obeh strani, pri tem pa upoštevati, brez izjeme, stroge strokovne standarde in merila.

Vpeljava tretjega, strokovnega in nevtralnega, izvedenca v proces iskanja in selekcije ima mnogo prednosti. Te so možnost posvetovanja o primernem profilu, strokovna priprava razpisa, temeljit pregled vseh možnih kandidatov in ne le najbolj proksimalnih, zmanjšanje neposrednega pritiska na odločevalca, varovalka pred slepo pego, ki jo ima vsak človek in se po navadi močno izrazi, ko izbiramo ljudi, s katerimi sodelujemo najbolj intenzivno, velik prihranek časa in temeljitost postopka.

Temeljit postopek iskanja in selekcije ali nominacije in akreditacije zagotavlja natančne informacije iz treh virov: prvič, iz postopka pregleda vhodnih dokumentov (CV, potrdila ipd.), drugič, iz postopka polstrukturiranega intervjuja, in tretjič, iz postopka psihometrike (okoli 70 znanstveno definiranih in merljivih parametrov, ki se berejo posamezno in navzkrižno oziroma kumulativno).

Tak postopek zagotavlja natančne podlage za kakovostno primerjalno analizo med kandidati, možnost zavrnitve neustreznih kandidatov z utemeljitvijo ter možnost smiselne in argumentirane prilagoditve iskalnih kriterijev med postopkom iskanja in selekcije (živ proces). Nazadnje, a ne najmanj pomembno, bedi nad doslednim spoštovanjem zakona o varstvu osebnih podatkov, popolno zaupnostjo in spoštljivo obravnavo vseh kandidatov med potekom celotnega procesa.

Profesionalno voden proces iskanja in selekcije kandidatov za ključne položaje ima pet glavnih korakov. Ti so: natančna opredelitev profila kandidata, ki ga iščemo, opredelitev in izvedba postopka iskanja, postopek izbire, ki ga opravi strokovni tim, postopek izbire, ki ga opravi naročnik, in, če je to skladno s pravilniki in zakoni, poskusna doba. Taka opredelitev je podlaga za ustrezno obliko razpisa, primerno za položaj, ki ga želimo zapolniti, in skladno z njim.

Natančna opredelitev profila kandidata, ki ga iščemo, vsebuje naziv, kontekst, časovnico, naloge, potrebne oziroma želene pogoje (izobrazba, znanje, izkušnje, certifikati, potrdila), potrebne lastnosti, neželene lastnosti in pogoje dela.

Postopek iskanja vključuje prototipiranje, to je opredelitev prototipičnega kandidata, verjetne zadolžitve in opis okolja, v katerem je kandidat najverjetneje v danem trenutku. Nadalje vključuje izbiro primernih kanalov iskanja izmed obstoječih. Takih kanalov je pet, in sicer oglas ali razpis, podatkovne baze, neposredno iskanje in tako imenovani »headhunting«. Slednji pomeni kontaktiranje kandidata po želji naročnika, ko ga ta iz nekega razloga ne more kontaktirati sam.

Sledi izdelava »dolge liste kandidatov«, ki je bolj podobna viharjenju možganov, torej kreativen proces, ki še ne vključuje analitične in s tem izločilne komponente. Skladno s strokovno presojo kandidate z dolge liste kontaktiramo in jih povprašamo po interesu za sodelovanje. Kontaktiranje kandidatov mora biti izvedeno visoko profesionalno, etično in skladno z zakonom o varovanju osebnih podatkov.

Sledi postopek izbire v strokovnem timu. Kandidati z dolge liste, s katerimi smo vzpostavili stik in so se odzvali na naše vabilo, gredo skozi postopek strokovne selekcije po treh zaporednih korakih. Ti so: ocena ustreznosti na podlagi poglobljenega življenjepisa in motivacijskega pisma, poglobljen intervju ali serija intervjujev z namenom preveriti kandidatova znanja, sposobnosti, motivacijsko sliko in pomanjkljivosti.

Če obstajajo predpripravljene metodologije in forme, jih je v tem delu procesa treba upoštevati. Sledi psihometrično testiranje, redna praksa v postopku iskanja in selekcije za ključna delovna mesta v svetu. Psihometrično testiranje za ključne položaje sestavlja velika baterija testov, to je testov, ki merijo oziroma določajo osebnostne lastnosti, poklicne interese, vrednote, klasični IQ, stopnjo emocionalne inteligentnosti, test natančnosti in učinkovitosti pri delu, timske vloge in stopnjo zavesti. Po želji se lahko oblikuje še tako imenovani assessment ali ocenjevalni center.

Na podlagi izkazanega interesa, pridobljenih podatkov in skladno s predloženimi kriteriji naročnika se oblikuje »kratka lista« kandidatov. Naročniku se predstavi od dva do pet primernih kandidatov. Prejme pisno gradivo o vsakem od kandidatov s kratke liste in ustno obrazložitev enega ali več strokovnjakov. Na podlagi pisne predstavitve se odloči, ali želi s katerim od predstavljenih kandidatov izvesti osebni razgovor.

Naročnik lahko zavrne kratko listo delno ali v celoti. Če jo zavrne v celoti, se izbirni postopek ponovi. Naročnik izvede intervjuje z izbranimi kandidati v prisotnosti ali odsotnosti strokovnjaka oziroma strokovnjakov, po lastni izbiri. Naročnik izbere kandidata ali prosi za ponovitev postopka, če oceni, da kandidati niso primerni. Kandidate, ki niso izbrani, obvestimo o zaključku postopka z rezultatom in pri tem, kot med celotnim procesom, upoštevamo načela popolne zaupnosti in spoštljivosti ter visoka etična načela.

Preizkusna doba je relevantna skladno z akti in pravilniki, ki urejajo posamezen ključni položaj. Če je z akti in pravilniki predvidena poskusna doba in se v tem času sodelovanje z novoizbranim kandidatom ne izkaže za plodno, se postopek iskanja in selekcije ponovi.

Zahtevna in občutljiva naloga

Iskanje in selekcija ali akreditacija in nominacija kandidatov za ključne položaje je zahtevna in občutljiva naloga. Vsak postopek izbora kot tudi končni izbor zaznamuje veliko število ljudi in ga je zato treba obravnavati s skrajno resnostjo in odgovornostjo. V tem procesu ni tistih, ki vse vedo, in tistih, ki so naredili vse napake, ampak plavamo vsi v istem morju skupnih možnosti. Modro je, da se odpovemo kazanju s prstom in iskanju krivcev ter se realno zazremo v kapacitete, ki jih imamo, ter iz njih, skupaj, naredimo največ.

Kultura in krovna strategija (ali stiske ob tem, ker je nimamo, ker je morda ne znamo narediti), ki opredeljuje kadrovsko strategijo, in potreba po kadru (elektivni ritmi ali prosta ključna delovna mesta) na eni strani ter realna primernost, kompatibilnost in skrb za oblikovanje osebne kariere in ugleda na drugi strani naj bodo predvsem usklajeni s potrebami ljudi, ki jih izbira pomembno zadeva, torej ključnimi deležniki. V primeru ključnih položajev v državi so to v prvi vrsti državljani.

Vmesni strokovni agens ni telo, ki se poskuša pririniti k pomembnosti in vsiljevati lastne, slabo izdelane in z lastnimi slepimi pegami prežete kriterije, temveč nekdo, ki s svojo strokovno kompetentnostjo in človeško zrelostjo zagotavlja visoko kakovost celotnega procesa in bedi nad njim. Ob tem skrbi za to, da so naravno in človeško prenapeta stanja, povezana s takimi postopki, obravnavana brez podpihovanja in etičnih zdrsov na škodo vseh nas. Nasprotno, vodena morajo biti z veliko mero zrelosti, empatije in umirjanja, saj le tako prispevajo k napredku celotne družbe.

***

Mag. Katja Katarina Hleb, MSc. psih., doktorska kandidatka z meddisciplinarnega področja vodenja in razvojne psihologije v odraslosti, članica sveta za razvoj pri SAZU. Prispevek je mnenje avtorja in ne izraža nujno stališča uredništva.