Poenotena nabava prinese tudi večjo varnost

Obvladovanje stroškov je pomemben del poslovnega procesa podjetij, kar vključuje tudi osebno zaščitno opremo. Racionalizacija nabora predmetov osebne zaščitne opreme in konsolidacija nabavnih poti lahko hkrati zmanjšata stroške in povečata varnost v podjetju.

Paleta izdelkov osebne zaščitne opreme na trgu se je v zadnjih nekaj letih nenehno povečevala. Predvsem v večjih podjetjih, ki delujejo na več lokacijah in imajo decentralizirano nabavo, se je marsikje podaljšal tako seznam opreme, ki jo nabavljajo (podjetja so pri tem želela ugoditi tudi željam zaposlenih), kot stroški zanjo.

Zato ni čudno, da se pojavljajo zahteve po zmanjšanju obsega naročanja osebne zaščitne opreme, pri čemer si vodstva podjetij želijo na minimum znižati predvsem naročila po posebnih zahtevah (ki pogosto pomenijo tudi dražje kose zaščitne opreme). Orodje, s katerim je to mogoče doseči, je konsolidiran in zavezujoč standardni katalog osebne zaščitne opreme za celotno podjetje, pravi Alexandra Kovacs, projektna vodja za osebno varovalno opremo pri Hoffmann Group.

Ohranjanje visokih standardov kakovosti

Za uspešno izvedbo tega postopka je pomembno, da so v proces odločanja vključene vse zainteresirane strani. Odvisno od velikosti podjetja in njegove organizacije se je treba posvetovati z na primer strateškimi kupci, zdravniki, varnostnimi inženirji, vodji proizvodnje, vodji podružnic in seveda z zaposlenimi kot uporabniki osebne zaščitne opreme.

Izkušnje so pokazale, da je mogoče hitro doseči soglasje, če se podjetje zavzame za visoke standarde kakovosti, zaposleni pa lahko predlagane rešitve preizkusijo, preden jih uvedejo v prakso. Da bi ustrezno opredelili potrebne zahteve za varovalno opremo, je treba podrobno pregledati vsa delovna mesta v podjetju in analizirati tveganja na njih.

Poleg tega je treba pregledati celoten portfelj izdelkov osebne zaščitne opreme, ki jih podjetje uporablja, in preveriti, na kakšen način se naročajo. Le tako je mogoče opredeliti standardni katalog izdelkov osebne zaščitne opreme in uvesti enoten postopek naročanja.

Večstopenjski postopek

Zaposleni morajo biti vključeni v projekt že v zelo zgodnji fazi. Če želi vodstvo podjetja povečati sprejemljivost projekta, je smiselno začeti z manj kritičnimi področji izdelkov, kot je zaščita glave, in se ukvarjati le s tistimi, kjer je za uspešno uvedbo spremembe potrebnega več dela.

Bolj kompleksna tema pa je na primer zaščita stopal, saj je vsako drugačno. Za popolno prilegajoč se varnostni čevelj je treba natančno izmeriti stopala zaposlenih ter preveriti in zabeležiti vse zdravstvene zahteve – to je zelo zamudno.

Ko gre za zaščitne čevlje, je pogosto smiselno ponuditi na izbiro dva modela. Še posebno udobni so čevlji z možnostjo prilagajanja širine in z različnimi razredi oblazinjenja. Ti bodo primerni tako za ožja kot za širša stopala in jih je mogoče prilagoditi telesni teži uporabnika. Pomembno vlogo ima tudi dizajn čevljev. Navsezadnje bi morali biti tudi čevlji privlačni in se po možnosti ujemati s celostnim dizajnom podjetja.

Drugače je z zaščito sluha. Tu sta najpomembnejša dejavnika udobje in kakovost nošenja. To velja tudi za zaščito rok, glave, oči in dihal. Po drugi strani pa je težje izbrati zaščitna oblačila. Navsezadnje zaposleni ne želijo le biti dobro zaščiteni in udobno opremljeni, želijo se počutiti udobno in tudi izgledati dobro.

Zaposleni se pred prevzemom opreme prijavijo v sistem. FOTO: Hoffmann Group

Ker je udobje nošenja pomembno merilo za sprejem oblačil pri zaposlenih, bi morale vse izdelke dalj časa preizkušati tudi majhne pilotne skupine, preden jih podjetje uvrsti v standardni katalog. Test nošenja običajno traja od štiri do šest tednov. Mednarodno delujoča podjetja morajo upoštevati, da se lahko standardne konfekcijske velikosti razlikujejo med državami.

Zato je pomembno, da so v preizkuse uporabnosti vključeni zaposleni iz vseh držav. Prav tako je treba določiti, koliko zaposlenih na oddelek bo spremljalo preizkus obrabe, da bi dosegli rezultat, ki bo reprezentativen za celotno delovno silo.

Popolnoma avtomatizirani procesi

Potem ko podjetje določi nabor osebne zaščitne opreme, pridejo pod drobnogled tudi procesi nabave, saj lahko združevanje naročil prinese precejšnje prihranke. Kot potencialni ponudniki imajo prednost specializirani trgovci z zelo širokim naborom izdelkov. Osebna zaščitna oprema zahteva veliko svetovanja, zato morajo biti ponudniki sposobni odgovoriti na vsa tehnična vprašanja in potencialnega kupca aktivno podpirati pri izvajanju preizkusov obrabe, biti sposobni pomagati pri usposabljanju in poučevanju zaposlenih.

Kako je mogoče izboljšati postopek nabave osebne zaščitne opreme in ga pospešiti za 75 odstotkov, kažejo izkušnje podjetja MAN Energy Solutions na lokaciji v Zürichu. Glavni dobavitelj je bilo podjetje Hoffmann Group, naročila so bila konsolidirana, uveden je bil enotni sistem izdaje zaščitne opreme GARANT Tool24 PickOne in postopek nabave osebne zaščitne opreme je bil popolnoma avtomatiziran.

Kako deluje v praksi? Ko zaloga nekega izdelka pade na vnaprej določen minimum, sistem GARANT Tool24 PickOne samodejno pošlje naročilo v Hoffmann Group. To pomeni, da ni več delnih naročil za posamezne dobave, pač pa obstaja eno samo splošno naročilo za določen znesek, od katerega se odštevajo samodejno sprožena naročila.

Ko je ta znesek porabljen, se dobavitelj in kupec dogovorita za novo skupno naročilo. Podjetje MAN Energy Solutions je na ta način postopek naročanja s petih do osmih dni skrajšalo na dva dneva. Hoffmann Group dostavi blago v 24 urah po prejemu naročila. Razdeljevalni sistem GARANT Tool24 PickOne ponovno napolnijo zaposleni pri družbi MAN. Dodatna prednost je, da sistem morebitna odstopanja med naročenimi in dejansko prejetimi količinami ob polnjenju samodejno zazna.

Sistemi za izdajo blaga, kot je GARANT Tool24 PickOne, prav tako zagotavljajo, da je zahtevana osebna zaščitna oprema na voljo 24 ur na dan. S pomočjo integriranega poročanja omogočajo preglede nad tem, kdaj je zaposleni prevzel osebno zaščitno opremo. Sistem omogoča ustvarjanje uporabniških profilov, tako da ima vsak zaposleni dostop samo do tistih predmetov osebne zaščitne opreme, ki jih potrebuje na svojem delovnem mestu. S tem se poveča tudi varnost v podjetju.