Naredite konec utapljanju v poročilih

Direktorji informatike morajo »plesati« po željah vodstva podjetja: v ospredje stopajo analitika in rešitve za podporo odločanju. A tudi poročil je marsikje preveč in ne dosegajo svojega namena.

Gartner je v svoji raziskavi ugotovil, da so rešitve s področja poslovnega obveščanja že več kot desetletje prioriteta številka ena podjetij in s tem tudi direktorjev IT. Kar 64 odstotkov direktorjev informatike v najuspešnejših podjetjih ogromno pozornosti namenja prav orodjem BI in aktivnostim na področju analitike.

Seveda je implementacija rešitev poslovnega obveščanja v kompleksna poslovna okolja vse prej kot enostavna.
Podjetja se že takoj soočijo s poplavo ponudnikov platform BI in njihovimi obljubami o tem, kako je vsaka od njih najboljša. V praksi še tako dobra rešitev BI ne more dajati odličnih rezultatov, če ima opraviti s fragmentiranimi, neurejenimi, manjkajočimi ali v silose strpanimi podatki. Hiter razvoj poslovanja in zahtev, povezanih z analizami, sili podjetja v parcialne rešitve – nedavna študija podjetja Forrester Research ugotavlja, da skoraj 80 odstotkov podjetij uporablja tri ali več orodij BI. Za podjetja, ki se uspejo standardizirati za uporabo ene same (ne)ustrezne platforme BI, pa obstajata tveganje pomanjkljive standardizacije in posledično pojav silosnih podatkov, omejenih zgolj na posamezne poslovne funkcije.
 

Utapljanje v poročilih slabe kakovosti

Za podjetja, posebej tista, ki poslujejo v več državah ali celo globalno, je velika težava tudi sam obseg poročil. V povprečju jih uporabljajo kar med 20.000 in 50.000! Veliko število poročil ni le izjemno visok strošek, temveč ustvarja tudi nepreglednost in s tem zmanjšuje dodano vrednost. Za uporabnike je praviloma bolj preprosto in hitreje pripraviti novo poročilo kot iskati primerno med nepregledno množico obstoječih. Težko si namreč zapomnijo, katera poročila premorejo odgovore na posamezna vprašanja.

Tudi pomanjkanje standardov v poslovni komunikaciji predstavlja težave zaradi slabe preglednosti, oblikovanja in označevanja, zato si odločevalci težko ustvarijo pravo sliko ali pripravijo ustrezno sporočilo. V poslovnih okoljih, ki poročila pripravljajo vsak dan, tako pogosto naletimo na poročila, ki so različnih formatov, dolžin, oblik in barv, saj so izdelana glede na preference osebe, ki jih pripravlja, odločevalci pa posledično za analizo porabijo več časa, kot bi bilo treba.

»Organizacije, ki se utapljajo v poročilih, v silosih podatkov, težavah zaradi uporabe več različnih orodij BI, naj razmislijo o konsolidaciji orodij BI in poročil, sicer tvegajo delo z neusklajenimi podatki in posledično napačne odločitve. Orodja BI so seveda strošek, posebej če jih podjetje uporablja več, kot jih dejansko potrebuje,« komentira Slavko Kastelic iz podjetja CRMT.
 

Prepoznajte znake za alarm

Znakov, da stvari ne delujejo, kot bi morale, ne manjka. Nekateri med njimi so nadvse očitni. Najbolj zgovoren znak, da je treba temeljito prevetriti področje poslovnega obveščanja, so sestanki, na katerih se odgovorni prerekajo o tem, čigavim številkam/podatkom/algoritmom/matrikam zaupati, saj ima vsak svojo različico resnice. Nekateri celo ročno popravljajo številke v tabelah, da dobijo pričakovane rezultate. Nasprotujoča si poročila so očiten znak, da je nekaj močno narobe.

Da je čas za konsolidacijo orodij BI, postane jasno tudi takrat, ko stroški njihove uporabe, povezani s pripravo poročil, analiz pa tudi nakupa in integracije vedno novih rešitev stalno naraščajo. Rdeči alarm v oddelku informatike mora sprožiti tudi uporaba senčnih orodij BI – to so orodja, ki so jih zaposleni po oddelkih kupili oziroma najeli in namestili brez vednosti oddelka IT.

»Dodaten znak slabe ureditve področja analitike in poročil je tudi poraba časa zaposlenih – če poslovni uporabniki porabijo več časa za zbiranje podatkov kot za njihovo analizo, to ni dobro,« dodaja Kastelic.
Poslovna okolja rešitve poslovnega obveščanja pogosto dodajajo organsko – z dodatnimi sistemi, procesi in področji dela, z marsikatero tehnično rešitvijo pa pride tudi lastno orodje BI. Stopničasto uvajanje rešitev BI prej ali slej poskrbi za kaos v poslovnem okolju. Podjetje mora zato čim prej opraviti temeljito analizo okolja BI (ali pa jo prepustiti strokovnjakom) in ugotoviti njegovo »zdravstveno stanje«. Začeti velja že s pregledom, kateri uporabniki in kako uporabljajo orodja za analize in poročila ter katere podatke uporabljajo (ter katerih ne), kako in zakaj. Takšna analiza bo postregla z matrico, s pomočjo katere bo podjetje lažje ugotovilo, kje se posamezna orodja BI in analitične aplikacije prekrivajo. Šele ko podjetje opravi temeljito analizo okolja BI, ga lahko razume in poišče bolj učinkovite rešitve.
 

Nadaljevati z novimi ali starimi rešitvami?

Vse rešitve in orodja za poslovno obveščanje ter analitiko zagotovo niso slaba. Prav mogoče je, da z njimi ni nič narobe, le uporabljati jih je treba drugače (ali pa hraniti z drugačnimi, obdelanimi podatki). »Večina podjetij nima niti časa niti znanja, da bi orodja BI, ki jih uporablja, prevedla na skupni imenovalec in v nadaljevanju uporabljala le eno platformo. Analiza okolja BI jasno pokaže, katera orodja imajo manjši vpliv na poslovanje, od njih se podjetje lahko poslovi ter vire in čas nameni za upravljanje bolj kritičnih procesov,« meni Kastelic in dodaja: »Že res, da tudi orodja BI lahko zastarijo, a tudi prehod na nove platforme je povezan z znatnimi stroški. Gre za migracije, ki pogosto niso enostavne.«

Ko podjetje izdela načrt prenove področij analitike in poslovnega obveščanja, se ga mora tudi striktno držati. To pa pomeni, da ugasne in odstrani stare aplikacije, sicer bodo nekateri zaposleni še vedno težili k »delu po starem«. Ponudniki orodij BI in analitičnih rešitev strankam pogosto omogočajo brezplačen preizkus, ki ga velja izkoristiti. »V očeh ponudnikov vse rešitve delujejo odlično, a cilj podjetja je najti tisto, ki mu je najbolj pisana na kožo,« sklene Kastelic.