Svinčnik in beležka še nepogrešljiva

Živa Dvoršak, vrhunska športnica (strelstvo)

Najprej je treba postaviti prioritete. Tako veš, po kakšnem vrstnem redu boš vstavljal obveznosti v urnik. Strelstvo je moja služba in temu prilagajam vse drugo. Največji okvir za načrtovanje je olimpijski cikel štirih let. Delimo ga na štiri sezone, znotraj posamezne določimo vrhunce, na podlagi tega ustvarimo mesečni, tedenski, dnevni urnik.

Formo tempiraš tako, da bo najboljša na izbrani tekmi, v skladu s tem v delovni načrt vstavljaš število treningov, premore ... Najprej pogledam letni koledar tekmovanj, koliko treningov potrebujem za izbrano obdobje, določim jih za vsak dan ob določeni uri, pomemben je ritem. Ob nedeljah ponavadi pogledam, kaj me čaka čez teden. Opazila sem, da se z obdobji, ki so najbolj natrpana z različnimi obveznostmi in zato tudi zelo naporna, najlažje spoprimem, če si zapisujem, kaj bom počela in kdaj. Tako možgani lažje delajo. Pišem si vse: kdaj bom vstala, kdaj in kaj bom pojedla ... Nujno je treba zapisati tudi, kdaj imaš čas zase. Ker nam ga manjka, ne vzamemo si ga dovolj.



Ali lahko počnem več stvari hkrati? Če bi pogledali moj urnik, bi pritrdili. Vendar mi ne uspeva vedno vsega postoriti. Naložim si preveč vsega, pozabljam pa vključiti dejavnik okolice. Ko pridem na trening, vem, da bom porabila s pripravo in pospravljanjem pet ur. Na koncu pa se jezim, ker sem po sedmih še vedno tam. Koga srečam na strelišču, malo poklepetamo, treba je upoštevati tudi promet ... Kadar mi ne gre vse po načrtu, se s tem težko soočim, ampak hkrati je to zame dodaten izziv. Učim se, da če ne gre, pač ne gre. Narediš, kar je prioriteta, drugo bo počakalo.
 

Ksenija Sterle, organizatorka dogodkov in mama

Delo organizatorja dogodkov je dinamično in se nikoli ne konča. Ko zapusti delovno mesto ali se vrne s terena, še ne pomeni, da je zares konec delovnega dne. Elektronska pošta ves čas prihaja, in tudi če je že pozno popoldne ali večer, naročnik pričakuje hiter, včasih takojšen odgovor, nanj ne bo čakal do naslednjega dne.

Pravilo je, da na elektronsko pošto odgovorimo takoj oziroma čim prej, ko je mogoče, najkasneje v 24 urah pa pošljemo ponudbo. Pri tem smo odvisni tudi od ponudnikov in njihovega odziva. Ko dogodek organiziramo, pa smo naročniku na voljo 24 ur na dan, sedem dni v tednu, da mu pomagamo, če se pojavijo težave, oziroma odgovorimo na morebitna vprašanja.



Delo pri več projektih hkrati je stalnica, včasih se zgodi, da jih je krepko čez deset, zato je zelo pomembna koncentracija. Seveda so v pomoč razni sistemi, ki jih tudi uporabljam, a še vedno prisegam na zapiske v rokovniku, ki ga vedno nosim s seboj. To se mi zdi najbolj preprosto. Tudi hipne ideje in prebliske je najlažje ujeti tako, pozneje pa jih razdelam do končnega produkta. Zapišem si vsako malenkost, včasih le besedo in klicaj, ki seveda pomeni prioriteto. Dnevno delo organiziram tako, da vsako jutro pregledam, kateri so prednostni projekti in pri katerih je rok za oddajo tisti dan. Tem namenim več pozornosti in jih tudi dokončam, hkrati pa se seveda ukvarjam z ostalimi.

Pred rojstvom otroka, ko ni bilo treba loviti minut pred zaprtjem vrtca, sem včasih kakšen projekt končala tudi pozno popoldne ali zvečer doma. Zdaj tega manevrskega časa ni več, biti moram še bolj učinkovita, hitrejša pri delu. Tako velikokrat preskočim malico, saj s tem pridobim prepotreben dodaten čas. Zavedam se, da to delam v svojo škodo, vendar ko je prevelika gostota dela, ta čas pride zelo prav.
 

Nina Huš, v podjetju Agilcon skrbi za znamko zaposlovalca in nove kadre

Na začetku tedna ter vsako jutro začrtam prioritete in okvirni čas, ki jim ga bom namenila. Ko se posvečam posamezni nalogi, se trudim, da ne spremljam e-pošte in drugih sporočil, kar pa je v teoriji lažje izvedljivo kot v praksi in delovnem okolju, kjer ves čas sodeluješ in komuniciraš z ljudmi, sodelavci, kandidati ali zunanjimi izvajalci. Kadar delam pri zahtevnih projektih in imam posebej zahtevne naloge, se imam možnost umakniti iz pisarne na samo, v katero od sejnih sob ali kakšen delovni kotiček.



Pri upravljanju s časom in organizaciji delovnih nalog si pomagam z aplikacijo trello, ta deluje kot digitalna tabla, kamor pripenjaš svoje naloge in zapisuješ roke. Prednost je, da lahko za vsak projekt ustvariš svojo tablo in vključiš tudi sodelavce za boljši pregled nad potekom projektov. Za nadzor in organizacijo kadrovskih procesov in zaposlovanja uporabljam aplikacijo gecko HRM, prednost pa je celoten nabor informacij o kandidatih na enem mestu, do katerih ima dostop celotna ekipa, ki se ukvarja s kadrovanjem.

Uporabljam tudi googlov koledar, ki omogoča vpogled v okvirne urnike sodelavcev in lažjo organizacijo sestankov in skupnih delovnih nalog. Mobilni dostop do aplikacij je seveda prednost, kljub temu pa ne gre brez klasične beležke in svinčnika za hiter zapis idej in informacij.