Službene poti na radarju tudi zaradi okoljskega odtisa

Službena potovanja so od nekdaj del poslovanja, globalno so leta 2018 prispevala več kot petino prihodkov v gostinsko-turističnem sektorju. Pandemija in vzpon tehnoloških rešitev ter okoljski vidik so to področje za vedno spremenili, a še vedno ostaja pomembno.

Osebna srečanja s poslovnimi partnerji so ključna za gradnjo in vzdrževanje poslovnih odnosov, saj je tako mogoče hitreje vzpostaviti zaupanje. Potovanje ob tem ponudi priložnost za spoznavanje kulture in prepoznavanje novih priložnosti, ne le v podjetju poslovnega partnerja, ampak tudi v državi. To je še posebno pomembno, ko se podjetje podaja na nov trg.

Z udeležbo na sejmih, konferencah in seminarjih ter delavnicah podjetje tudi gradi blagovno znamko, pripomore k prepoznavnosti, tovrstni dogodki so priložnost za učenje in mreženje, kar vse pozitivno učinkuje na posel. Ne nazadnje so službene poti, na katere odide več sodelavcev, lahko tudi priložnost za medsebojno spoznavanje, tkanje pristnejših odnosov – nekakšen timbilding.

Deloittova študija korporativnih potovanj za leto 2023 pa ugotavlja, da podjetja na korporativna potovanja zdaj gledajo bolj s strateškega vidika. Pretehtajo, kdaj je s poslovnega stališča bolj smiselno na pot in kdaj sestanek opraviti na daljavo, pri tem v prizadevanjih za zmanjševanje ogljičnega odtisa upoštevajo tudi izpuste, ki jih ustvarijo s potovanji.

Raziskava, ki so jo opravili med več kot 330 potovalnimi agenti ter odgovornimi v podjetjih v ZDA in nekaterih evropskih državah, kaže postopno povečevanje stroškov v organizacijah za ta namen, vendar so ti daleč od zneskov, ki so jih namenjali pred pandemijo. Trenutno naj bi dosegali polovico tistih leta 2019, do konca leta se bo delež predvidoma povečal na dve tretjini, konec leta 2024 pa bi podjetja lahko imela enake proračune za službene poti kot leta 2019.

Sluzbene Poti

Vendar bo to tudi na račun višjih stroškov, letalske vozovnice in cene hotelskih storitev so se namreč precej podražile, potovanj bo verjetno od deset do 20 odstotkov manj, kot jih je bilo pred pandemijo, pričakujejo v Deloittu. Graf kaže, da 68 odstotkov evropskih podjetij pričakuje, da bodo v drugi polovici leta 2024 za službena potovanja odštela toliko kot leta 2019. Tretjino stroškov predvidoma porabijo za poti v Evropi, 28 odstotkov pa zunaj celine, od tega največ za potovanja v ZDA, Azijo in Južno Ameriko. Na te, zunajcelinske poti podjetja zaposlene najpogosteje pošiljajo zaradi projektnega dela pri strankah ali na prodajna srečanja.

Strateški pristop

K povečevanju obsega korporativnih potovanj sicer najbolj pripomore udeleževanje zaposlenih na dogodkih, predvsem v Evropi in tudi znotraj matičnih držav. »Veliko zanimanje morda nakazuje na večji pomen dogodkov kot posledice dela na daljavo ali hibridnega dela. Če je poslovnega partnerja težje doseči po službenem telefonu, konference omogočajo, da ljudje lahko takoj vzpostavijo stik,« komentirajo v Deloittu. Po drugi strani so visoke cene potovanj najpomembnejši vzrok za krčenje obsega službenih poti (glej graf), podjetja pa poročajo, da zaposleni, ki jih pošiljajo na službene poti, pogosteje kot v preteklosti pričakujejo večji luksuz. Polovica želi leteti v poslovnem razredu in spati v nadstandardni hotelski sobi.

Stroške še povečujejo rezervacije v zadnjem trenutku ali izbira fleksibilne rezervacije in tudi izbira ponudnikov, ki omogočajo bolj trajnostna službena potovanja. »Podjetja iščejo načine za zmanjšanje ogljičnega odtisa in službene poti v tem smislu pogosto vzbudijo njihovo pozornost, saj imajo velik prispevek pri emisijah,« ugotavlja Deloitte.

V Evropi eno od petih podjetij pričakuje, da bo zmanjšalo potovanja zaradi trajnostne politike, 40 odstotkov pa jih namerava znižati ogljični odtis službenih poti z optimizacijo. Štiri evropska podjetja od desetih sicer ugotavljajo, da bodo morala zmanjšati obseg službenih potovanj do leta 2030 za več kot 20 odstotkov na osebo, če bodo želela doseči okoljske cilje in 45 odstotkov jih poleg finančnih proračunov oddelkom dodeljuje tudi emisijske proračune.

Zaposleni, ki jih pošiljajo na službene poti, pogosteje kot v preteklosti pričakujejo večji luksuz. FOTO: Voranc Vogel/Delo

»Podjetja so v letih 2020 in 2021 spoznala, da lahko poslujejo tudi brez osebnih stikov in so pri tem prihranila milijone, a vodstva se zavedajo, da so službene pot več kot le strošek, vendar zdaj temu namenjajo več pozornosti, za poti se odločajo strateško,« kaže raziskava. Največ jih službene poti razvršča po prioritetah glede na pričakovan prispevek v poslovanju in na stranske učinke.

V Sloveniji podobni trendi

Deloittova raziskava ni vključila podjetij v Sloveniji, a je mogoče ugotoviti podobne trende. »Službena potovanja so pogostejša kot med pandemijo, a jih je še vedno precej manj. Omejena so na najnujnejše stike in na spoznavna srečanja z novimi kupci,« je prakso v Kolektorju Etri predstavil direktor Tomaž Kmecl. Za sestanke uporabljajo nove videotehnologije, a samo takrat, ko je to mogoče, oziroma če poslovni proces ni ogrožen. »Največji izziv službenih poti je predvsem usklajevanje prostega časa z nujnostjo opravljene službene poti, predvsem z vidika motivacije zaposlenega,« ugotavlja.

Zavarovalnica Sava ima lokacije po vsej Sloveniji, zato so službene poti sestavni del poslovanja. V zavarovalni skupini so sestanke s poslovnimi partnerji in sodelavci na drugih lokacijah večinoma opravljali v živo, s pojavom pandemije pa so te navade zelo spremenili. Večina sestankov znotraj zavarovalne skupine in s poslovnimi partnerji je potekala prek videoklicev, zavarovanja in cenitve škod so izvajali na daljavo.

»Ker so se postopki poenostavili in so postali do uporabnika še bolj prijazni, se je ta način poslovanja ohranil in se uporablja še danes. Seveda pa ima veliko naših zavarovancev še vedno raje osebni stik, zato se je svetovanje strankam na terenu v pokoronskem obdobju spet povečalo. V letih 2020 in 2021 smo opravili dvakrat manj službenih poti kot v letih 2022 in 2023,« so pojasnili.

Za sestanke na daljavo uporabljajo predvsem spletno orodje Microsoft Teams, to platformo uporabljajo tudi za predstavitve, skupno uporabo dokumentov, sodelovanje v klepetih, pregledovanje koledarjev, izobraževalne dogodke na daljavo in podobno. »Slaba stran srečanj v virtualnih okoljih je, da komunikacija ni tako učinkovita kot na sestankih v živo, saj težje razberemo telesno govorico sogovornika in neverbalne znake, ki so pri sporazumevanju zelo pomembni,« ugotavljajo.

Po drugi strani pa to prihrani veliko časa, izognejo se stroškom, ki nastanejo na službeni poti, in zniža se ogljični odtis. »Za pot na sestanek, ki poteka v Ljubljani in na katerem se bodo srečali sodelavci iz Maribora, Kopra, Novega mesta in Kranja, bomo porabili skoraj osem ur in prevozili približno 670 kilometrov. Po drugi strani pa virtualna srečanja ne morejo povsem nadomestiti osebnega stika in ustvariti vezi, kakršne se vzpostavijo na srečanjih v živo, zato se fizičnim sestankom nismo v celoti odrekli,« so povedali v Zavarovalnici Sava.

Izvozniki 2023. FOTO: Delo