Časa ne moremo upravljati, spremeniti moramo sebe

»Gradivo vam pošljem čez dvajset minut,« sem po telefonu obljubila Klemnu Podjedu z Inštituta za produktivnost, s katerim sem se želela pogovarjati o učinkovitem upravljanju s časom na delovnem mestu. A iz tega ni bilo nič, saj me je le nekaj minut kasneje klical sogovornik, s katerim sva bila 'enkrat v prihodnjih dneh' dogovorjena za telefonski intervju. Preden sem po skoraj dveh urah vendarle odposlala zbrano gradivo, sem odgovorila na dva telefonska klica, ki sta se prelevila v krajša sestanka, in se dogovorila za službeno pot. V pogovoru s Podjedom sem najprej hotela razčistiti, ali bi z vidika racionalne porabe časa morala ravnati drugače.

Vključiti je treba čas za motnje

»Ne. Prekinitve so sestavni del večine služb. Najbolje jih je sprejeti brez pretiranega razburjanja, moramo pa pri načrtovanju dnevnih delovnih obveznosti upoštevati, da bomo zanje porabili določen del časa. Ne vemo sicer, kaj nas bo zmotilo pri delovnem ritmu, hitro pa lahko ocenimo, koliko časa v povprečju nam to vzame,« je poudaril Podjed. Za analizo, kdo, kdaj, za kaj in za kako dolgo nas prekinjajo, si je smiselno vzeti čas, saj le tako lahko ukrepamo. Drugače je, če nas pri delu zmoti stranka ali krizna situacija, ali pa nepomemben telefonski klic, elektronska pošta oziroma sodelavci z nepomembnimi vprašanji ali informacijami. Eden od tatov časa je iskanje po arhivih ali spletnih iskalnikih, da bi našli strani, ki smo jih nekoč pri svojem delu že uporabili. Priporočljivo je, da smiselno poimenujemo datoteke in uporabljamo ključne besede, da si po nekem ključu shranjujemo zaznamke spletnih strani.

Ugotovimo, katere motnje nam onemogočajo, da bi dobro opravili pomembne stvari, in jih omejimo. S sodelavci se na primer dogovorimo, da ne iščejo naše pozornosti v določenem času, razen če je res nujno. Smiselno je tudi, da si čas za najzahtevnejše naloge rezerviramo zjutraj, ko je prekinitev manj, pravi sogovornik, hkrati pa smo v tem delu dneva najbolj kreativni.

Pri tem ne pozabimo na premore. Ljudje smo v povprečju produktivni največ šest ur osemurnega delavnika, šolskih 45 minut ima nekaj smisla. Kadar delamo zahtevne stvari, pa za večjo produktivnost Podjed predlaga tako imenovano tehniko pomodoro: po 25 minutah zbranega dela sledi pet minut počitka, denimo za kuhanje kave, sprehod po stopnicah, preverjanje twitterja. Po četrtem bloku si vzamemo nekoliko daljši premor. »Takšne prekinitve so zelo priporočljive, da si naberemo moči, si organiziramo misli in se nasploh manj izčrpamo,« je prepričan sogovornik in povzame tri statistične podatke, ki nakazujejo, da imamo zaposleni v Sloveniji še manevrski prostor za izboljšave, če govorimo o učinkovitosti: »Na evropskih lestvicah smo na tretjem mestu po dojemanju stresa na delovnem mestu in tudi po kazalniku intenzivnosti dela (delo v hitrem tempu), naša dodana vrednost na zaposlenega pa je daleč pod povprečjem EU; je le na okoli 75 odstotkih one v območju evra. Torej, nima smisla, da delamo še bolj trdo in si še bolj omejimo čas za medosebne odnose, ki so zelo pomembni, delati moramo pametneje. Na delovnem mestu je pomembna organiziranost, da si znamo določiti prioritete. To je za nas velik izziv,« je sogovornik pokazal na šibko točko marsikaterega zaposlenega na delovnih mestih, kjer je organizacija dela odvisna predvsem od posameznika.

Kako si postavljati prioritete?

Vprašamo se, kaj mora biti nujno narejeno danes. Kaj nam bo prineslo največji dobiček glede na vloženi čas? Kaj je najpomembnejše za šefa? Katere naloge lahko prenesemo na druge … Kriterijev je veliko, pravi sogovornik, za izhodišče pa si lahko vzamemo Eisenhowerjevo matriko za upravljanje s časom (glej grafiko), ki jo je za današnje potrebe posodobil Steven Covey. Svoje naloge razvrstimo v tabelo glede na to, kako pomembne in nujne so. Če te pokliče direktor ali joka otrok, je treba ukrepati takoj; zelo pomembno je načrtovanje, vzeti si moramo tudi čas za medosebne odnose, za zdravje, razvoj novih stvari – to so zelo pomembne reči, ki pa pogosto niso najbolj nujne. Tako nam najpogosteje zaradi nepomembnih, a nujnih nalog (nekateri sestanki, prevzemanje obveznosti drugih, projekti brez učinka …) zmanjka časa zanje.



»Smiselno je, da vse svoje naloge zapišemo, si jih dobro ogledamo in nato razvrstimo po pomembnosti, lahko si oblikujemo Eisenhowerjevo matriko nujno/pomembno ... Kakršenkoli sistem organiziranja je boljši kot noben. Na seznam zapišemo dolgoročne cilje, naloge, vključimo tudi zasebne obveznosti in želje, skrb za zdravje. Seznam sproti dopolnjujemo, potem pa iz njega pripravljamo dnevne spiske nalog, ki bi nas dolgoročno morale voditi k izpolnitvi dolgoročnih ciljev,« pojasnjuje Klemen Podjed. Kot ugotavlja, ljudje pogosto nimajo določenih dolgoročnih ciljev, niti ne vedo, kaj si pravzaprav želijo v življenju. »Kar je voda na mlin sodelavcev, podjetij, prodajalcev, ki to vedo. Tako lažje dosežejo svoje cilje,« je nazoren sogovornik in dodaja: kdor pozna svoje poslanstvo, ve, kaj si želi v prihodnosti, in na podlagi tega določa dolgoročne cilje, iz njih izhajajo enoletni cilji, ki so smernica za dnevne spiske. »Kdor vsega tega nima, težko določa, kaj je pomembno, in sodelavci mu nalagajo naloge, gara vse dneve, ko se čez desetletje ozre nazaj, pa ni zadovoljen z dosežki,« opozarja. In še, da je na urejenem seznamu nalog, iz katerega izhajajo tudi prioritete, lažje določiti tiste, ki jim bomo rekli 'ne'. Ta besedica je najmočnejše orodje, ki nam pomaga iz preobremenjenosti, trdi sogovornik, jo je pa treba pravilno izreči, pomagati z nasvetom, ponuditi pomoč kdaj kasneje, pri čemer bi se morali vsi zavedati, da pomoči ne odrečemo človeku, ampak njegovi prošnji.

Če ves čas gasimo požare …

To je znak, da ne obvladujemo svojega časa, prioritet, in da moramo nekatere stvari korenito spremeniti, poudarja Klemen Podjed in povzame Stevena Coveyja, ki je razliko med uspešnimi in neuspešnimi ljudmi pojasnil takole: uspešni 65 odstotkov časa porabijo za stvari, ki niso nujne, so pa pomembne, neuspešni pa toliko časa porabijo za nepomembne, a nujne stvari. »Ugotoviti moramo, kje in za kaj porabljamo čas, in delo organizirati tako, da se bomo lahko začeli ukvarjati s pomembnejšimi stvarmi in se znebili tistih, ki nam povzročajo toliko stresa, kriz,« pojasnjuje sogovornik

Perfekcionisti in upravljanje časa

Strinja se, da je pri kontrolorjih kakovosti, zaposlenih v nuklearki, računovodjih in v podobnih poklicih perfekcionizem skoraj nujen, na splošno pa velja, da je pomembnejše hitro kot pa vrhunsko opravljeno delo. So zaposleni s to lastnostjo obsojeni na neskončne ure na delovnem mestu? Ne, pravi Podjed. Odločiti se morajo, kaj bodo naredili res dobro in kaj ni tako pomembno. »Dobra strategija je, da si določijo čas, ki ga bodo porabili za neko nalogo, ter se odločijo, kdaj je nekaj dovolj dobro narejeno. Pred očmi je smiselno imeti Paretovo pravilo, ki pravi, da 20 odstotkov časa porabimo za stvari, ki k rezultatu prispevajo 80 odstotkov, za preostalih 20 odstotkov pa se trudimo preostalih 80 odstotkov časa. Ugotoviti je torej treba, katere so naloge, ki prinesejo največ rezultata, in jih opraviti kar najbolje.